Как подготовиться к проверке

Как подготовиться к налоговой проверке

Известное изречение: «предупрежден, значит - вооружен» как нельзя лучше характеризует цель предлагаемой статьи. Цель этой статьи заключается в том, чтобы рассказать: какие основные этапы подготовки к проверке.

Прежде всего, руководству крупного, среднего или малого бизнеса, нужно знать какие бывают проверки, может прийти без предупреждения, права проверяющих и другое.

К Вам могут прийти неожиданно: правоохранительные органы на основании заявления граждан о правонарушениях, Государственная налоговая служба, Санитарно-эпидемиологическая служба, Государственная таможенная служба, Пенсионный фонд. Это не полный перечень, но достаточно убедительный для того, чтобы понять, что к проверке следует подготовиться и не стоит откладывать такую важную задачу на потом.

Подробнее о проверках и правилах проведения Вы можете ознакомиться на отдельной странице нашего сайта.

А что касается непосредственно этапов подготовки к проверке, то их можно разработать и внедрить в зависимости от того, сколько времени у Вас осталось для проверки. Если у Вас осталось несколько дней до начала проверки (Вы уже получили сообщение о проверке), то Вы можете сделать следующие шаги:

Первым шагом наведите порядок в документации и спрячьте "лишнее".

Даже если Вы на 200% уверены, что у Вас в документации порядок, не будет лишним в целях контроля проверить наличие и правильность оформления документации. Как говорится: «почистить компьютер, сейф, шкафы с документацией». И если у вас отсутствуют «проблемные документы», то документы, не связанные с учета в компании - наверняка найдутся. А потому, лучше лишние документы просто убрать из бухгалтерии, чтобы они случайно не попали в поле зрения и не вызвали неожиданным последствиям.

Заведите журнал проверок.

Если у Вас нет журнала проверок, то рекомендуем Вам такой приобрести и завести. В таком случае, проверяющие обязаны будут сделать запись в журнале, поскольку отказ является основанием для недопуска проверяющих на проверку. Форма такого журнала утверждена приказом Госкомпредпринимательства № 18 от 10.08.1998.

Заранее определите, где будет рабочее место проверяющих.

Желательно, чтобы проверяющие находились в каком-то отдельном помещении. Под любым предлогом, Вам нужно уменьшить количество и длительность общения сотрудников с проверяющими. Случайная фраза или разговор, могут навести на нежелательный «след». Кроме того, пребывание работников и проверяющих в одном помещении будет нарушать привычный режим работы компании. Наиболее оптимальным вариантом будет размещение в отдельной комнате проверяющего и сотрудника бухгалтерии, который будет сопровождать проверяющих и следить за законностью действий. Лишние старания тоже нежелательны. Недостаток в комфорте не способствует желанию проверяющих подольше засидеться на проверке.

Постарайтесь узнать о руководителях и членах проверки.

Чтобы в будущем определить для себя тактику общения с проверяющими, нужно понимать - с кем имеете дело? В любом деле играет роль человеческий фактор. И прежде всего - в самом начале проверки, если возможно - то до ее начала. Не стоит игнорировать данный этап подготовки к проверке, поскольку он является залогом успеха.

Обдумайте будущую тактику взаимоотношений с проверяющими.

Если, проанализировав начальный этап проверки, по Вашему мнению, Вы хорошо подготовились к проверке, каких-либо особых изысков в области взаимоотношений с проверяющими Вам придумывать не надо. Достаточно ограничиться обычными деловыми взаимоотношениями, вежливыми и корректными. Избегать общения с проверяющими не следует, но и особенно доверительные беседы в данном случае не приветствуются. Ваша задача не заключается в том, чтобы во всем помочь проверяющим. Чем дольше они будут разбираться, чем вообще занимается ваше предприятие - тем лучше для вас. Ведь время проверки идет, и Вам лучше его потянуть, а не ускорить. Ваше поведение должно быть настолько корректно, чтобы не «перегнуть палку» с проверяющими и не попасть на крючок проверяющих благодаря своей же тактике.

Если у Вас есть достаточно времени и Вы готовитесь не к конкретной проверки, а просто к любой проверке в будущем, то Вы можете осуществить следующие этапы подготовки:

Разработать инструкции на случай проверки.

Необходимо составить инструкцию для сотрудников о том, как вести себя в случае проверки. При этом единой инструкции для всех сотрудников не обойтись. Должны быть разработаны отдельные инструкции для секретаря, службы охраны (если есть), сотрудников бухгалтерии. Сотрудники должны быть с этими инструкциями ознакомлены заранее до начала проверки.

Если Вам нужна юридическая помощь, обращайтесь к нашим специалистам. Будем рады Вам помочь.

Для различных должностей нужно ввести различные уровни доступа к информации. В таком случае во время обыска или допроса сотрудник не сможет навредить компании своими показаниями.

Объяснить права и полномочия проверяющих.

Должен быть составлен четкий список документов, которые могут потребовать проверяющие, а также лиц, ответственных за их предоставление. Желательно, чтобы круг лиц, которые могут работать с проверяющими было как можно меньше.

Провести инструктаж с каждым из сотрудников.

Не забудьте провести инструктаж с каждым из сотрудников относительно того, что подпадает под действие коммерческой тайны. Желательно «проработать» стандартные ответы на часто задаваемые вопросы проверяющих. Не лишним окажется периодическая проверка знаний персоналом своих прав и обязанностей.

Организовать грамотное хранение данных.

Согласно законодательству, руководство компании обязано обеспечить качественное хранение первичной документации с ограниченным доступом в помещение, где хранится документация. Встречаются случаи, когда компании сохраняют свою «особо секретную» документацию в адвокатов. Для компании, в которой проводят обыск или выемка, спрашивают документы для изъятия - это законный повод не предоставлять документацию.

 Провести аудит.

Одним из главных подготовительных этапов может быть обращение к сертифицированным аудиторам, которые проверят Ваш учет и отчетность. Если нет возможности обратиться к аудиторам за аудиторской проверкой, то обратитесь по крайней мере к внешним специалистам, чтобы провести хотя бы экспресс-проверку.

Прописать инструкции для юриста компании (или наемного юриста).

Когда появляются на пороге проверяющие, сотрудники оказываются один на один с мыслями: что делать и кому звонить. В этот момент они становятся легкой добычей для проверяющих. Поэтому, необходимо сообщить всем сотрудникам координаты юриста, включая номер мобильного телефона, чтобы любой из сотрудников мог проконсультироваться у юриста. Юрист должен быть готов отреагировать на неожиданный визит в любое время дня и ночи.

Установить централизованное видеонаблюдение (на входе, на ключевых точках).

Желательно установить централизованное видеонаблюдение, при этом записи обязательно нужно архивировать.

 Использовать только лицензионное и бесплатное программное обеспечение.

Если на компьютерах компании установлены не лицензионные программы, их нужно легализовать, заменить или просто удалить. Лучше всего установить на все компьютеры определенный пакет программного обеспечения и запретить сотрудникам устанавливать программы самостоятельно, а также записывать / скачивать что-либо. Не забудьте о своих решениях сообщить всем сотрудникам.

 Рекомендуем проверять контрагентов перед заключением договоров.

Сложно конечно однозначно утверждать, что порядочность контрагентов, как налогоплательщиков, непосредственно связана с «лишними проверками». Тем не менее, риски проверок у компании повышаются. Контрагент, в отношении которого ведется следствие, не представляет отчетность или находится в процедуре банкротства, может стать поводом для проверки компании. Последствия взаимоотношений с таким контрагентом могут быть очень тяжелыми: от признания сделок недействительными и налоговых доначислений к проведению следственных действий (обысков, допросов персонала и т.д.) Вашей компании.

Мы пытались оценить по данным интернета: какая может быть стоимость таких «подготовительных мероприятий».

Расчет стоимости минимального пакета рассчитан примерно из таких расценок:

  • наем адвоката - около 500 у.е. за разработку инструкций, положений;
  • система видеонаблюдения, в зависимости от комплекта обойдется от 200 у.е.;
  • аренда адвокатского сейфа в среднем составит около 50 у.е. в месяц;
  • проведение полноценного юридического аудита тарифицируется, как правило, посуточно; в хороших юридических компаниях цена составляет от 70 у.е. в час.

Исходя из указанных цен на услуги, предварительные меры обойдутся компании из 50 человек ориентировочно в 1500-2000 у.е. Обычно, все мероприятия проводятся комплексно. Срок реализации мероприятий по плану "минимум" занимает от одной недели до месяца.

После того, как Вы ознакомились с нашей статьей, Вы предупреждены, а значит вооружены. Если Вам понадобится помощь наших специалистов, обращайтесь - будем рады помочь. Наши специалисты окажут Вам юридические, бухгалтерские и аудиторские услуги.

Последние новости
Напоминаем Физ. и Юр. Лицам о недвижимости, РРО и ...
Напоминаем Физ. и Юр. Лицам о недвижимости, РРО и ЭЦП

При изменении ФИО или адреса - нужно ли перерегистрировать договор, с налоговой о [ ... ]

Отчетность предпринимателя при смене группы единог...
Отчетность предпринимателя при смене группы единого налога или системы налогообложения

Смена системы налогообложения или смена группы единого налога часто приводят к ш [ ... ]

Планы на будущее и их осуществление...
Планы на будущее и их осуществление

ГНИ имеет право давать консультации исключительно в устной форме

Новости мая
Новости мая

Минсоцполитики планирует вдвое увеличить ЕСВ с минимальной зарплаты

Все о применении платежных терминалов...
Все о применении платежных терминалов

Все что нужно знать о платежных терминалах nbsp;[ ... ]

Ограничения наличных расчетов...
Ограничения наличных расчетов

Какие есть ограничения при расчете наличными? -nac-bankom-ustanovlena-gpedelnaja-syma-raschetov-nalichnumi.html">"Нацбанком устано [ ... ]

Мотивация персонала
Мотивация персонала

Недавно в нашу компанию обратился частный предприниматель со следующим вопросо [ ... ]

Конфликтность бухгалтера и юриста...
Конфликтность бухгалтера и юриста

Различное мышление, конфликтность бухгалтера и юриста при налоговом планирован [ ... ]

Полезная информация
Полезная информация

Информация по сравнению систем налогообложения, форм собственности, о штрафах, н [ ... ]

Поппулярные публикации
Информация для Физических лиц...
Информация для Физических лиц

Сравнение общей и упрощенной системы налогообложения для Физических Лиц  В ста [ ... ]

Календарь плательщика единого налога и ЕСВ на 2016...
Календарь плательщика единого налога и ЕСВ на 2016 год

Сроки уплаты единого налога в 2016 году
ога не меняются с начала [ ... ]

Упрощенная система налогообложения: ответственност...
Упрощенная система налогообложения: ответственность, риски, штрафы

Какая ответственность на едином налоге, риски в деятельности, штрафы

Вопрос ответ для Физ.Лиц
Вопрос ответ для Физ.Лиц

Ответы на вопросы для предпринимателей
задава [ ... ]

Календарь плательщика единого налога и ЕСВ на 2015...
Календарь плательщика единого налога и ЕСВ на 2015 год

Сроки уплаты единого налога в 2015 году
ога не меняются с начала [ ... ]

Отчетность предпринимателя по единому налогу...
Отчетность предпринимателя по единому налогу

 ак предпринимателю отчитаться по единому налогу?nbsp;]

Оптимизация и минимизация налогов...
Оптимизация и минимизация налогов

В основе оптимизации налоговой нагрузки и минимизации налогов, лежит налого [ ... ]

Единый налог на 2015 год предоставлен в таблицах...
Единый налог на 2015 год предоставлен в таблицах

С январа 2015 года вступилинения в Налоговый Кодекс, касающиеся