Как проверить директору бухгалтера

Как директору проверить бухгалтера

Как директору проверить бухгалтера?

Наши консультанты очень часто сталкиваются на практике с тем, что компании обращаются с просьбой оказать услугу по восстановлению учета. К сожалению, как правило о запущенности учета руководство узнает случайно и с опозданием. Особенно таким рискам подвержены небольшие предприятия. Руководство таких компаний единолично осуществляется директором, который редко имеет бухгалтерское или экономическое образование и не в состоянии своевременно проконтролировать качество работы бухгалтерии. Эта статья написана с целью оказания практической помощи директорам в данной ситуации.

Мы убеждены, что директор, при желании, может проконтролировать работу бухгалтерии, если периодически сможет уделить этому несколько часов своего времени. Директор может за несколько часов провести своего рода экспресс - проверку качества работы бухгалтерии. Пусть она не даст однозначного ответа о нарушениях в цифрах, но она позволит оценить работу бухгалтерии в целом  и может стать отправной точкой для принятия соответствующих решений.

Мы рекомендуем ряд вопросов, которые нужно выяснить директору во время такой экспресс-проверки.

 Как проверить сдается ли  отчетность в срок?

Возьмите папку со сданной отчетностью и осмотрите каждый отдельный отчет на предмет его сдачи в контролирующий орган. Подтверждением сдачи отчетности могут быть следующие факты:

  • Наличие на отчете штампа о сдаче, даты  и подписи лица, принявшего отчет;
  • Наличие вместе с отчетом распечатанных квитанций №1 и №2 в которой указывается что отчет «принят» в электронном виде. В квитанциях указывается название отчета, дата сдачи и подтверждение, что отчет принят государственным органом;
  • Наличие вместе с отчетом квитанции об оплате услуг по отправке отчета почтой с указанием даты.

Просмотрите, с какой периодичностью сдаются типичные отчеты. Либо сами отследите периодичность либо спросите о сроках сдачи у бухгалтера. Если периодичность нарушается, это свидетельствует о сдаче отчетности с нарушением сроков сдачи.

Если отсутствует штамп или одна из двух квитанций и на отчете нет никакого подтверждения о приеме отчетности, то отчет считается не сданным. Данный факт говорит только об одном, что в бухгалтерии нарушен порядок сдачи отчетности и компании в будущем могут быть начислены штрафы.

 Как проверить предоставляются ли своевременно данные по запросам контролирующих органов  (например, при внеплановой проверке)?

Анализ не требует дополнительных усилий. Вам достаточно просмотреть письма, которые получены от контролирующих органов и проверить наличие ответов на каждое письмо. Не зависимо от того, предоставлен ответ или направлен отказ на запрос, каждое письмо не должно остаться без ответа. Просмотрите, насколько налажен учет регистрации входящих писем, при условии, что данная функция возложена на бухгалтерию.

Отсутствие регистрации, наличие запросов без подтвержденных ответов, говорит о халатности лица, ответственного за переписку и регистрацию писем, а также о том, что такие действия «навлекут» на компанию неожиданные внеплановые проверки в будущем

Как проверить качество учета НДС

Пригласите бухгалтера и попросите его объяснить цифру НДС за последний отчетный период. Грамотный бухгалтер, контролирующий расчеты НДС, всегда сможет дать обоснованный ответ. Если же Вы не услышите внятное объяснение, то такой факт будет свидетельствовать о недостаточном контроле и качестве работы бухгалтерии по вопросам учета НДС. Если Вас ответ бухгалтера не убедил и насторожил, Вы можете самостоятельно предпринять следующее:

Запросить у бухгалтера расшифровку налогового кредита и проверить наличие налоговых накладных на сумму заявленного в отчетности налогового кредита. Если вы обнаружите отсутствие налоговых накладных за старый период, это будет означать только одно – компания обязательно получит штрафные санкции при проверке.

 Как проверить качество оприходования и учета товарно-материальных ценностей?

Для контроля оприходования товарно-материальных ценностей, ознакомьтесь выборочно с документами по приобретению товара и прочих ценностей. При осмотре документации Вам следует обратить внимание на наличие следующих фактов:

  • Наличие реквизитов сторон;
  • Указание материально-ответственных лиц, которые оприходуют ценности;
  • Наличие оригинальных подписей ответственных лиц за оприходование ценностей;
  • Наличие визирования документа соответствующими службами и подразделениями предприятия;
  • Наличия печатей сторон.

Если Вы обнаружите документы, оформленные без обязательных реквизитов и принятые в учет бухгалтерией, это будет свидетельствовать, что контроль ценностей не достаточный либо отсутствует. При обнаружении такого факта, Вам следует выборочно проверить  учет товара.

 Все достаточно просто. Попросите своего бухгалтера принести Вам оборотно-сальдовую ведомость по счету 28 (товары). Можно самостоятельно это сделать. На примере 1С: откройте бухгалтерскую базу, выберите в меню «Отчеты» пункт «Оборотно-сальдовая ведомость по счету». Откроется окно в котором выберите «период» за который хотите посмотреть взаиморасчеты с поставщиками, а также «счет», в данном случае 28. Все. Жмите «ОК» и перед вами откроется таблица.

Оборотно-сальдовая ведомость по счету: 281 или 282

Номенклатура за 2 Квартал 2012 г ООО "…"
Субконто Сальдо на начало периода Обороты за период Сальдо на конец периода
  Дебет
(ОСТАТОК
ТОВАРА)
Кредит Дебет
(ЗАКУПКА
ТОВАРА)
Кредит
(ПРОДАЖА
ТОВАРА)
Дебет
(ОСТАТОК
ТОВАРА)
Кредит

Набор фильтров 
Кол-во

2 000,00   6 000,00   8 000,00  
10,000   6,000   16,000  
Фильтродержатель
Кол-во
3 000,00   2 000,00 1 000,00 4 000,00  
3,000   2,000 1,000 4,000  
Фильтр МК-14
Кол-во
    12 400,00   12 400,00  
    7,000   7,000  
Фильтр МК-28
Кол-во
    6 600,00 1 800,00 4 800,00  
    11,000 3,000 8,000  
Фильтр КН-14
Кол-во
10 000,00     10 000,00    
5,000     10,000 -5,000  
Фильтр КТ-56
Кол-во
           
      12,000 -12,000  
             
Итого развернутое 120 000,00       210 000,00  
Итого 120 000,00   117 400,00 27 400,00 210 000,00  
   
   

Что можно узнать из данного отчета?

«Сальдо на начало периода» - означает остаток товара на начало периода,

«Сальдо на конец периода» - Остаток товара на конец периода,

«Дебет» - «ОСТАТОК ТОВАРА НА СКЛАДЕ»,

«Кредит» - всегда эта колонка пустая.

Обратите внимание, красные цифры свидетельствуют о том, что товар продан, но по данным учета не оприходован.

«Обороты за период» - это обороты по закупке или продаже товара,

«Дебет» -  это количество закупленного товара,

«Кредит» - это количество реализованного товара.

Желательно проверять движение и остатки товара за период, по которому уже сдан баланс. Постарайтесь на основании полученного отчета сверить данные бухгалтерского учета и Ваших «управленческих» данных.

Если Вы обнаружите расхождения: наличие в учете товара,  который уже реализован или наличие фактов отгрузки, о которых Вы не знаете, потребуйте первичные документы, дабы выяснить обнаруженные факты. Само по себе обнаружение таких фактов требует принятия решения о внезапной инвентаризации, поскольку состояние учета свидетельствует об отсутствии контроля со стороны бухгалтерии и может обернуться недостачами на предприятии.

Как проверить расчеты с покупателями?

Также как Вы проверите остатки по товарам, Вы сможете просто проверить расчеты с покупателями Вашего предприятия. Скорее всего, большинство цифр по расчетам Вы помните и без данных бухгалтерии, но не будет лишним убедиться, насколько данные учета соответствуют данным управленческого учета. 

Для этого Вам нужно изучить данные оборотно -сальдовой ведомости по счету 361 (расчеты с отечественными покупателями) или 362 (расчеты с зарубежными покупателями). На примере 1С: откройте бухгалтерскую базу, выберите в меню «Отчеты» пункт «Оборотно -сальдовая ведомость по счету». Откроется окно в котором выберите «период» за который хотите посмотреть взаиморасчеты с поставщиками, а также «счет», в данном случае 361 или 362. Все. Жмите «ОК» и перед вами откроется таблица.

Дебет(нам должны ОПЛАТИТЬ)

Оборотно-сальдовая ведомость по счету: 361 (Расчеты с отечественными покупателями)

Контрагенты за 2 Квартал 2012 г ООО "…"
Субконто Сальдо на начало периода Обороты за период Сальдо на конец периода
Кредит
(мы должны
ОТГРУЗИТЬ
ТОВАР,УСЛУГИ)
Дебет Кредит  Дебет
(нам должны
ОПЛАТИТЬ)
Кредит
(мы должны
ОТГРУЗИТЬ
ТОВАР,УСЛУГИ)
ООО
«К….»
    11 000,00 11 000,00    
ЗАО
«М…»
8 000,00   40 200,00 40 200,00 8 000,00  
ООО
«Л…»
    28 000,00 21 000,00 7 000,00  
ООО
«Н»
    121 800,00 121 800,00    
ЗОО
«Т»
    113 000,00 2 000,00 111 000,00  
ОАО
«С…»
    22 400,00 22 400,00    
ООО
«И…»
    161 600,00 169 600,00   8 000,00
             
Итого            

В данной таблице данные означают:

«Сальдо на начало периода» - означает, сколько предприятию должны оплатить или сколько предприятие должно отгрузить товара, услуг на начало периода.

«Сальдо на конец периода» - означает, сколько предприятию должны оплатить или предприятие должно отгрузить товара, услуг на конец периода»,

«Дебет» - должны оплатить предприятию,

«Кредит» - предприятие должно отгрузить товар, услуги или аванс, полученный от заказчика.

Сверить суммы по расчетам Вам не составит труда. Если Вы обнаружите расхождения  между вашими данными и данными учета, то рекомендуем дать поручение бухгалтеру провести сверки с покупателями и получить акты сверок, дабы определить данные по взаимным задолженностям.

В таком же порядке Вы можете сверить данные бухгалтерского учета расчетов с поставщиками с данными своего управленческого учета.

Как обнаружить существуют ли «хвосты» в бухгалтерии Вашего предприятия?

В бухгалтерии не всегда можно спрогнозировать затрачиваемое время на обработку того или иного документа. А потому, если бухгалтер что-то не успевает, он оставляет менее важную работу на потом, а в первую очередь выполняет ту, которая напрямую связана с подготовкой отчетности. Несомненно, самая главная и первоочередная работа бухгалтера – это составление отчетности, а все остальное менее значимо.  И та работа, которая осталась невыполненной, оставляется на тот момент, когда отчетность сдана, нет «горячки» и есть спокойное время до начала следующего налогового месяца.

 Человеческая природа такова, что дела, оставленные на «потом», очень часто превращаются в «хвосты». А «хвосты» имеют свойство накапливаться. О последствиях такой ситуации можно только догадываться.

Рекомендуем Вам проверить документация, которая в первую очередь попадает в разряд «хвостов». К такой документации относятся: ведомости по начислению зарплаты, табеля учета рабочего времени, авансовые отчеты. Предложите Вашему бухгалтеру показать последние распечатанные и подписанные Вами документы. Если документация не оформлялась более, чем за один месяц, то Ваша бухгалтерия имеет видимые «хвосты» и их следует незамедлительно устранять.

Мы кратко изложили – как рекомендуем периодически директору осуществлять «экспресс-проверки», дабы понимать состояние и качество учета своей компании. Такие экспресс-проверки займут несколько часов директора, но могут стать своевременным сигналом для усиления работы бухгалтерии, повышения ее качества. Если у директора отсутствует возможность самостоятельно проводить такие экспресс-проверки, то он может пригласить специалиста на 1-2 рабочих дня и получить желаемый результат о состоянии дел бухгалтерии. При желании Вы всегда можете обратиться к нашим специалистам, дабы упредить штрафные санкции при проверках налоговой службы.

Наши специалисты смогут помочь Вам объективно оценить результаты «экспресс-проверки» и составить план необходимых дальнейших действий. Главная задача экспресс-проверки: определить риски в работе бухгалтерии, которые напрямую влияют на уровень штрафных санкций, которые могут быть начислены предприятию при проверке. Также, при необходимости, могут проконсультировать или обучить Вашего бухгалтера, или подобрать нового бухгалтера.   


Если у Вас возникли вопросы, Вы всегда можете обратиться к нам. С нашей новой услугой - online консультаций, мы можем ответить на все Ваши вопросы по skype.

 

 

 

 

Последние новости
Напоминаем Физ. и Юр. Лицам о недвижимости, РРО и ...
Напоминаем Физ. и Юр. Лицам о недвижимости, РРО и ЭЦП

При изменении ФИО или адреса - нужно ли перерегистрировать договор, с налоговой о [ ... ]

Отчетность предпринимателя при смене группы единог...
Отчетность предпринимателя при смене группы единого налога или системы налогообложения

Смена системы налогообложения или смена группы единого налога часто приводят к ш [ ... ]

Планы на будущее и их осуществление...
Планы на будущее и их осуществление

ГНИ имеет право давать консультации исключительно в устной форме

Новости мая
Новости мая

Минсоцполитики планирует вдвое увеличить ЕСВ с минимальной зарплаты

Все о применении платежных терминалов...
Все о применении платежных терминалов

Все что нужно знать о платежных терминалах nbsp;[ ... ]

Ограничения наличных расчетов...
Ограничения наличных расчетов

Какие есть ограничения при расчете наличными? -nac-bankom-ustanovlena-gpedelnaja-syma-raschetov-nalichnumi.html">"Нацбанком устано [ ... ]

Мотивация персонала
Мотивация персонала

Недавно в нашу компанию обратился частный предприниматель со следующим вопросо [ ... ]

Конфликтность бухгалтера и юриста...
Конфликтность бухгалтера и юриста

Различное мышление, конфликтность бухгалтера и юриста при налоговом планирован [ ... ]

Полезная информация
Полезная информация

Информация по сравнению систем налогообложения, форм собственности, о штрафах, н [ ... ]

Поппулярные публикации
Информация для Физических лиц...
Информация для Физических лиц

Сравнение общей и упрощенной системы налогообложения для Физических Лиц  В ста [ ... ]

Календарь плательщика единого налога и ЕСВ на 2016...
Календарь плательщика единого налога и ЕСВ на 2016 год

Сроки уплаты единого налога в 2016 году
ога не меняются с начала [ ... ]

Упрощенная система налогообложения: ответственност...
Упрощенная система налогообложения: ответственность, риски, штрафы

Какая ответственность на едином налоге, риски в деятельности, штрафы

Вопрос ответ для Физ.Лиц
Вопрос ответ для Физ.Лиц

Ответы на вопросы для предпринимателей
задава [ ... ]

Календарь плательщика единого налога и ЕСВ на 2015...
Календарь плательщика единого налога и ЕСВ на 2015 год

Сроки уплаты единого налога в 2015 году
ога не меняются с начала [ ... ]

Отчетность предпринимателя по единому налогу...
Отчетность предпринимателя по единому налогу

 ак предпринимателю отчитаться по единому налогу?nbsp;]

Оптимизация и минимизация налогов...
Оптимизация и минимизация налогов

В основе оптимизации налоговой нагрузки и минимизации налогов, лежит налого [ ... ]

Единый налог на 2015 год предоставлен в таблицах...
Единый налог на 2015 год предоставлен в таблицах

С январа 2015 года вступилинения в Налоговый Кодекс, касающиеся