Как правильно вести Главную книгу?
Как вести Главную книгу
21 июля 2021 года Министерство финансов Украины издало приказ №408, которым утверждена новая редакция Главной книги и ряда отчетных документов.
Что такое Главная книга
Главная книга — основной сводный реестр, отражающий данные каждой финансовой операции, осуществляемой организацией в течение календарного года. Книга соединяет хронологические и систематические записи бухгалтерского учета.
Согласно пункту 3 приказа №408, изданного Минфином Украины 21 июля 2021 года, допускается ведение регистров бухгалтерского учета в электронном виде, при условии, что в них будут указаны все реквизиты, которые необходимы по украинскому законодательству.
Главная книга также может формироваться при помощи программ автоматизации бухгалтерского учета, на базе вводимых в программу данных.
В электронном или бумажном виде Главная книга содержит обязательные реквизиты:
- название документа («Главная книга»);
- название компании или организации, которой принадлежит документ;
- отчетный год, за который ведется книга;
- бухгалтерские данные;
- определение единиц измерения, указанных в книге;
- информация, позволяющая идентифицировать лиц, которые ответственные за ведение документа (должность, фамилия, инициалы и т.д.).
Бухгалтерия ведет Главную книгу в течение одного календарного года. Для каждого синтетического отчета в документе отводится отдельная строка.
По ведению Главной книги специалисты составляют мнение о качестве финансовой отчетности в организации.
Почему нужно вести Главную книгу: нормативно-правовая база
Статья 8 Закона №996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» позволяет организации самостоятельно выбирать форму ведения бухгалтерского учета, а статья 9 разрешает вести документооборот в электронном виде с необходимостью указания в электронном документе реквизитов. Закон не устанавливает систему регистров, которые должна вести организация.
Необходимость ведения Главной книги обусловлена «Методическими рекомендациями по применению регистров бухгалтерского отчета», введенные в действие приказом №356 украинского Минфина. Согласно содержанию рекомендаций, Главная книга — основной документ, на основе которого проводится проверка всех остальных учетных регистров, имеющихся в организации.
Исходя из содержания пунктов 10—14 «Методических рекомендаций по применению регистров бухгалтерского учета», Главная книга необходима для:
- обобщения информации журналов;
- взаимопроверки правильности внесения записей по отдельным счетам;
- создания финансовой отчетности.
Приказ №755 Минфина Украины от 8 сентября 2017 года подтвердил обязательность ведения организациями данного документа.
Таким образом, Главная книга определена как обязательный для бухгалтерского учета в организации документ.
Порядок ведения Главной книги
Правила ведения Главной книги определены в приказе №755 Минфина утвердившем «Порядок составления типичных мемориальных ордеров и других регистров субъектов государственного сектора».
Пункт 21 документа посвящен ключевым принципам заполнения данных в Главной книге:
- Связь с предыдущей Главной книгой организации.
Документ ведется ежегодно. Новая книга открывается в начале отчетного года. В нее вносят записи о суммах, оставшихся на счетах организации на начало нового отчетного года, согласно балансу и остатками, внесенными в прошлогоднюю Главную книгу.
- Регулярность внесения записей.
Регулярность внесения данных зависит от типа бухгалтерской отчетности, принятой в организации. При составлении отдельных мемориальных ордеров записи следует вносить не позднее, чем на следующий день после составления документа. Если бухгалтерия составляет накопительные ведомости, то записи вносятся не реже одного раза в месяц.
- Внесение информации по каждому из счетов организации.
Для каждого из имеющихся счетов в книгу вносятся: сальдо на начало отчетного года и конец месяца, кредитовый и дебетовый обороты в течение месяца.
- Правильность внесения информации.
По завершению календарного месяца проверяется верность внесения данных по субсчетам. Для этого суммируются обороты по каждому из субсчетов, а общий результат вносится в книгу в строку «Всего».
Сумма внесенных оборотов по субсчетам (дебетовым и кредитным) должна равняться данным, внесенным в строку «Сумма оборотов по мемориальному ордеру».
Информация в Главную книгу вносится с применением следующего алгоритма:
- Указание названий и номеров счетов и субсчетов.
- Заполнение данных в колонках «Дебет» и «Кредит».
- Внесение расчетных сумм за отчетный период.
- Подсчет общей суммы в разделах, касающихся дебета и кредита.
В случае обнаружения неточностей в учетных регистрах, исправления делаются с составлением Бухгалтерской справки о выявленной неточности. Данные об ошибке вносятся в тот месяц, в котором она была выявлена.
Если ошибка выявлена в отчетности за предыдущие годы, составляется Бухгалтерская справка, с указанием:
- Сути обнаруженной ошибки.
- Суммы и корреспонденции счетов бухгалтерского отчета, в который внесены исправления.
Информация о выявленной неточности и способах ее исправления вносятся в соответствующий регистр в Главную книгу.
