Як підготуватися до перевірки

Відомий вислів: «попереджений, значить — озброєний» як можна краще характеризує мету пропонованої статті. Мета цієї статті полягає в тому, щоб розповісти: які основні етапи підготовки до перевірки.

Перш за все, керівництву великого, середнього або малого бізнесу, треба знати які бувають перевірки, що з перевіркою можуть прийти без попередження, знати права перевіряючих та інше.

До Вас можуть прийти несподівано: правоохоронні органи (на підставі заяви громадян про правопорушення), Державна податкова служба, Санітарно-епідеміологічна служба, Державна митна служба, Пенсійний фонд. Це не повний перелік, але досить переконливий для того, щоб зрозуміти, що до перевірки слід підготуватися і не варто відкладати таку важливу задачу на потім.

Детальніше про перевірки та правила проведення Ви можете ознайомитися на окремій сторінці нашого сайту.

А що стосується безпосередньо етапів підготовки до перевірки, то їх можна розробити і впровадити в залежності від того, скільки часу у Вас залишилося для перевірки. Якщо у Вас залишилося кілька днів до початку перевірки (Ви вже отримали повідомлення про перевірку), то Ви можете зробити наступні кроки:

Першим кроком наведіть порядок у документації, сховайте "зайве"

Навіть якщо Ви на 200% впевнені, що у Вас в документації порядок, не буде зайвим в цілях контролю перевірити наявність і правильність оформлення документації. Як говориться: «почистити комп'ютер, сейф, шафи з документацією». І якщо у вас відсутні «проблемні документи, то документи, не пов'язані з обліку в компанії — напевно знайдуться. А тому, краще зайві документи просто прибрати з бухгалтерії, щоб вони випадково не потрапили на очці перевіряючим і не викликали несподіваних наслідків.

Заведіть журнал перевірок

Якщо у Вас немає журналу перевірок, то рекомендуємо Вам такий придбати. В такому випадку, перевіряючі зобов'язані зробити запис в журналі, оскільки відмова є підставою для недопуску перевіряючих на перевірку. Форма такого журналу затверджена наказом Держкомпідприємництва № 18 від 10.08.1998.

Заздалегідь визначте, де буде робоче місце перевіряючих

Бажано, щоб перевіряючі перебували в якомусь окремому приміщенні. Під будь-яким приводом, Вам потрібно зменшити кількість та тривалість спілкування співробітників з перевіряльниками. Випадкова фраза або розмова, можуть навести на небажаний «слід». Крім того, перебування працівників та перевіряючих в одному приміщенні буде порушувати звичний режим роботи компанії. Найбільш оптимальним варіантом буде розміщення в окремій кімнаті перевіряючого і працівника бухгалтерії, який буде супроводжувати перевіряючих і стежити за законністю дій. Зайві старання теж небажані. Недолік в комфорті не сприяє бажанню перевіряючих довше засидітися на перевірці.

Постарайтеся дізнатися про керівників та членів перевірки

Щоб у майбутньому визначити для себе тактику спілкування з перевіряючими, потрібно розуміти з ким Ви маєте справу. У будь-якій справі відіграє роль людський фактор.. Не варто ігнорувати даний етап підготовки до перевірки, оскільки він є запорукою успіху.

Обміркуйте майбутню тактику взаємин з перевіряючими

Якщо, проаналізувавши початковий етап перевірки, на Вашу думку, Ви добре підготувалися до перевірки, яких-небудь особливих вишукувань в області взаємин з перевіряючими Вам вигадувати не треба. Досить обмежитися звичайними діловими взаєминами, ввічливими і коректними. Уникати спілкування з перевіряючими не слід, але і особливо довірчі бесіди в даному випадку не вітаються. Ваше завдання не полягає в тому, щоб у всьому допомогти перевіряючим. Чим довше вони будуть розбиратися, чим взагалі займається ваше підприємство — тим краще для вас. Адже час перевірки йде, і Вам краще його потягнути, а не прискорити. Ваша поведінка має бути настільки коректною, щоб не «перегнути палицю» з перевіряючими і не потрапити на їхній гачок завдяки своїй тактиці.

Якщо у Вас є достатньо часу і Ви готуєтеся не до конкретної перевірки, а просто до будь-якої перевірки в майбутньому, то Ви можете здійснити наступні етапи підготовки:

Розробити інструкції на випадок перевірки

Необхідно скласти інструкцію для співробітників про те, як вести себе у випадку перевірки. При цьому єдиною інструкцією для всіх працівників не обійтися. Повинні бути розроблені окремі інструкції для секретаря, служби охорони (якщо є), співробітників бухгалтерії. Співробітники повинні бути з цими інструкціями ознайомлені заздалегідь до початку перевірки.

Якщо Вам потрібна юридична допомога, звертайтеся до наших фахівців. Будемо раді Вам допомогти.

Для різних посад потрібно ввести різні рівні доступу до інформації. В такому разі під час обшуку або допиту співробітник не зможе нашкодити компанії своїми показаннями.

Пояснити права та повноваження перевіряючих

Повинен бути складений чіткий перелік документів, які можуть вимагати перевіряючі, а також осіб, відповідальних за їх надання. Бажано, щоб коло осіб, які можуть працювати з перевіряючими було як можна менше.

Провести інструктаж з кожним зі співробітників

Не забудьте провести інструктаж з кожним зі співробітників щодо того, що підпадає під дію комерційної таємниці. Бажано «опрацювати» стандартні відповіді на часті запитання перевіряючих. Не зайвим виявиться періодична перевірка знань персоналом своїх прав і обов'язків.

Організувати грамотне зберігання даних

Згідно із законодавством, керівництво компанії зобов'язане забезпечити якісне зберігання первинної документації з обмеженим доступом у приміщення, де зберігається документація. Зустрічаються випадки, коли компанії зберігають свою «секретну» документацію у адвокатів. Для компанії, в якій проводять обшук або виїмку, запитують документи для вилучення — це законний привід не надавати документацію.

Провести аудит

Одним з основних підготовчих етапів може бути звернення до сертифікованих аудиторів, які перевірять Ваш облік і звітність. Якщо немає можливості звернутися до аудиторів за аудиторською перевіркою, то зверніться принаймні до зовнішніх фахівців, щоб провести хоча б експрес-перевірку.

Прописати інструкції для юриста компанії (або найманого юриста)

Коли з'являються на порозі перевіряючі, співробітники виявляються наодинці з думками: що робити і кому дзвонити. У цей момент вони стають легкою здобиччю для перевіряючих. Тому, необхідно повідомити всім співробітникам координати юриста, включаючи номер мобільного телефону, щоб кожний з працівників міг проконсультуватися у юриста. Юрист повинен бути готовий відреагувати на несподіваний візит в будь-який час дня і ночі.

Встановити централізоване відеоспостереження (на вході, на ключових точках)

Бажано встановити централізоване відеоспостереження, при цьому записи обов'язково потрібно архівувати.

Використовувати тільки ліцензійне і безкоштовне програмне забезпечення

Якщо на комп'ютерах компанії не встановлені ліцензійні програми, їх треба легалізувати, замінити або просто видалити. Краще всього встановити на всі комп'ютери певний пакет програмного забезпечення і заборонити співробітникам встановлювати програми самостійно, а також записувати чи скачувати що-небудь. Не забудьте про своїх рішеннях повідомити всім співробітникам.

Рекомендуємо перевіряти контрагентів перед укладенням договорів

Складно звичайно однозначно стверджувати, що порядність контрагентів, як платників податків, безпосередньо пов'язана з «зайвими перевірками». Тим не менш, ризики перевірок у компанії підвищуються. Контрагент, щодо якого ведеться слідство, не подає звітність або знаходиться в процедурі банкрутства, може стати приводом для перевірки компанії. Наслідки взаємовідносин з таким контрагентом можуть бути дуже важкими: від визнання угод недійсними і податкових донарахувань до проведення слідчих дій (обшуків, допитів персоналу і т. д.) Вашої компанії.

Ми намагалися оцінити за даними інтернету: яка може бути вартість таких підготовчих заходів».

Розрахунок вартості мінімального пакету розрахований приблизно з таких розцінок:

  • наймання адвоката - близько 500 у.о. за розробку інструкцій, положень;
  • система відеоспостереження, залежно від комплекту обійдеться від 200 у.о.;
  • оренда адвокатського сейфа в середньому складе близько 50 у.о. в місяць;
  • проведення повноцінного юридичного аудиту тарифікується, як правило, за добу; в хороших юридичних компаніях ціна становить від 70 у.о. на годину.

Виходячи з вказаних цін на послуги, попередні заходи обійдуться компанії з 50 осіб орієнтовно в 1500-2000 у.о. Звичайно, всі заходи проводяться комплексно. Термін реалізації заходів за планом "мінімум" займає від одного тижня до місяця.

Після того, як Ви ознайомилися з нашою статтею, Ви попереджені, а значить озброєні. Якщо Вам знадобиться допомога наших фахівців, звертайтеся - будемо раді допомогти. Наші фахівці нададуть Вам юридичні, бухгалтерські та аудиторські послуги.

 

Останні новини
Нагадуємо Фіз. і Юр. Особам про нерухомість, РРО т...
Нагадуємо Фіз. і Юр. Особам про нерухомість, РРО та ЕЦП

При зміні ПІБ або адреси - чи потрібно перереєструвати договір, з податковою про  [ ... ]

Звітність підприємця при зміні групи єдиного подат...
Звітність підприємця при зміні групи єдиного податку або системи оподаткування

Зміна системи оподаткування або зміна групи єдиного податку часто призводять до  [ ... ]

Штрафи по єдиному податку
Штрафи по єдиному податку

Як уникнутиритичних ситуацій якщо Ви
trong> Дана стаття присвячен [ ... ]

Плани на майбутнє та їх здійснення...
Плани на майбутнє та їх здійснення

ДПІ має право давати консультації виключно в усній формі

Травневі новини
Травневі новини

Мінсоцполітики планує вдвічі збільшити ЄСВ з мінімальної зарплати

Все про застосування платіжних терміналів...
Все про застосування платіжних терміналів

Все що потрібно знати про платіжні термінали ;[ ... ]

Квітневі новини
Квітневі новини

Підприємець на єдиному податку проводить розрахунки через POS – термінал. Чи потр [ ... ]

Три головні помилки підприємця...
Три головні помилки підприємця

Ранішеадали Вам приклад найпоширеніших помилок, які допускають підприємці,  [ ... ]

Що нового у податковому законодавстві?...
Що нового у податковому законодавстві?

При втраті первинних документів – дату податкової перевірки можна перенести

Популярні публікації
Єдиний податок на 2015 рік наданий в таблицях...
Єдиний податок на 2015 рік наданий в таблицях

З 1 січня 2015 рокунності нові зміни до Податкового Кодексу, що стосуються  [ ... ]

Календар платника єдиного податку та ЄСВ на 2016 р...
Календар платника єдиного податку та ЄСВ на 2016 рік

Термін cплати єго подат>ку в 2016 році
g> Ставки єдиного податку не змінюються про [ ... ]

Календар платника єдиного податку та ЄСВ на 2015 р...
Календар платника єдиного податку та ЄСВ на 2015 рік

Термін виплати є податng>ку в 2015 році
g> Ставки єдиного податку не змінюються н [ ... ]

Звітність підприємця за єдиним податком...
Звітність підприємця за єдиним податком

Як підприємцю відзвітувати за єдиним податком?[ ... ]

Як самостійно зареєструвати ФОП...
Як самостійно зареєструвати ФОП

 Як самостійно зареєструвати ФОП?ця які потрібно відвідати при реєстр [ ... ]

Інформація для Фізичних осіб...
Інформація для Фізичних осіб

Порівняння загальної та спрощеної системи оподаткування для Фізичних Осіб

Питання та відповіді для фіз.осіб...
Питання та відповіді для фіз.осіб

Відповіді на питання підприємців
ання які часто за [ ... ]

Як розпочати свою справу? З чого почати думати?...
Як розпочати свою справу? З чого почати думати?

Багато молодих людей задумуються про «Свою справу». Відразу виникають питання: як [ ... ]