Як підготуватися до перевірки

Відомий вислів: «попереджений, значить — озброєний» як можна краще характеризує мету пропонованої статті. Мета цієї статті полягає в тому, щоб розповісти: які основні етапи підготовки до перевірки.

Перш за все, керівництву великого, середнього або малого бізнесу, треба знати які бувають перевірки, що з перевіркою можуть прийти без попередження, знати права перевіряючих та інше.

До Вас можуть прийти несподівано: правоохоронні органи (на підставі заяви громадян про правопорушення), Державна податкова служба, Санітарно-епідеміологічна служба, Державна митна служба, Пенсійний фонд. Це не повний перелік, але досить переконливий для того, щоб зрозуміти, що до перевірки слід підготуватися і не варто відкладати таку важливу задачу на потім.

Детальніше про перевірки та правила проведення Ви можете ознайомитися на окремій сторінці нашого сайту.

А що стосується безпосередньо етапів підготовки до перевірки, то їх можна розробити і впровадити в залежності від того, скільки часу у Вас залишилося для перевірки. Якщо у Вас залишилося кілька днів до початку перевірки (Ви вже отримали повідомлення про перевірку), то Ви можете зробити наступні кроки:

Першим кроком наведіть порядок у документації, сховайте "зайве"

Навіть якщо Ви на 200% впевнені, що у Вас в документації порядок, не буде зайвим в цілях контролю перевірити наявність і правильність оформлення документації. Як говориться: «почистити комп'ютер, сейф, шафи з документацією». І якщо у вас відсутні «проблемні документи, то документи, не пов'язані з обліку в компанії — напевно знайдуться. А тому, краще зайві документи просто прибрати з бухгалтерії, щоб вони випадково не потрапили на очці перевіряючим і не викликали несподіваних наслідків.

Заведіть журнал перевірок

Якщо у Вас немає журналу перевірок, то рекомендуємо Вам такий придбати. В такому випадку, перевіряючі зобов'язані зробити запис в журналі, оскільки відмова є підставою для недопуску перевіряючих на перевірку. Форма такого журналу затверджена наказом Держкомпідприємництва № 18 від 10.08.1998.

Заздалегідь визначте, де буде робоче місце перевіряючих

Бажано, щоб перевіряючі перебували в якомусь окремому приміщенні. Під будь-яким приводом, Вам потрібно зменшити кількість та тривалість спілкування співробітників з перевіряльниками. Випадкова фраза або розмова, можуть навести на небажаний «слід». Крім того, перебування працівників та перевіряючих в одному приміщенні буде порушувати звичний режим роботи компанії. Найбільш оптимальним варіантом буде розміщення в окремій кімнаті перевіряючого і працівника бухгалтерії, який буде супроводжувати перевіряючих і стежити за законністю дій. Зайві старання теж небажані. Недолік в комфорті не сприяє бажанню перевіряючих довше засидітися на перевірці.

Постарайтеся дізнатися про керівників та членів перевірки

Щоб у майбутньому визначити для себе тактику спілкування з перевіряючими, потрібно розуміти з ким Ви маєте справу. У будь-якій справі відіграє роль людський фактор.. Не варто ігнорувати даний етап підготовки до перевірки, оскільки він є запорукою успіху.

Обміркуйте майбутню тактику взаємин з перевіряючими

Якщо, проаналізувавши початковий етап перевірки, на Вашу думку, Ви добре підготувалися до перевірки, яких-небудь особливих вишукувань в області взаємин з перевіряючими Вам вигадувати не треба. Досить обмежитися звичайними діловими взаєминами, ввічливими і коректними. Уникати спілкування з перевіряючими не слід, але і особливо довірчі бесіди в даному випадку не вітаються. Ваше завдання не полягає в тому, щоб у всьому допомогти перевіряючим. Чим довше вони будуть розбиратися, чим взагалі займається ваше підприємство — тим краще для вас. Адже час перевірки йде, і Вам краще його потягнути, а не прискорити. Ваша поведінка має бути настільки коректною, щоб не «перегнути палицю» з перевіряючими і не потрапити на їхній гачок завдяки своїй тактиці.

Якщо у Вас є достатньо часу і Ви готуєтеся не до конкретної перевірки, а просто до будь-якої перевірки в майбутньому, то Ви можете здійснити наступні етапи підготовки:

Розробити інструкції на випадок перевірки

Необхідно скласти інструкцію для співробітників про те, як вести себе у випадку перевірки. При цьому єдиною інструкцією для всіх працівників не обійтися. Повинні бути розроблені окремі інструкції для секретаря, служби охорони (якщо є), співробітників бухгалтерії. Співробітники повинні бути з цими інструкціями ознайомлені заздалегідь до початку перевірки.

Якщо Вам потрібна юридична допомога, звертайтеся до наших фахівців. Будемо раді Вам допомогти.

Для різних посад потрібно ввести різні рівні доступу до інформації. В такому разі під час обшуку або допиту співробітник не зможе нашкодити компанії своїми показаннями.

Пояснити права та повноваження перевіряючих

Повинен бути складений чіткий перелік документів, які можуть вимагати перевіряючі, а також осіб, відповідальних за їх надання. Бажано, щоб коло осіб, які можуть працювати з перевіряючими було як можна менше.

Провести інструктаж з кожним зі співробітників

Не забудьте провести інструктаж з кожним зі співробітників щодо того, що підпадає під дію комерційної таємниці. Бажано «опрацювати» стандартні відповіді на часті запитання перевіряючих. Не зайвим виявиться періодична перевірка знань персоналом своїх прав і обов'язків.

Організувати грамотне зберігання даних

Згідно із законодавством, керівництво компанії зобов'язане забезпечити якісне зберігання первинної документації з обмеженим доступом у приміщення, де зберігається документація. Зустрічаються випадки, коли компанії зберігають свою «секретну» документацію у адвокатів. Для компанії, в якій проводять обшук або виїмку, запитують документи для вилучення — це законний привід не надавати документацію.

Провести аудит

Одним з основних підготовчих етапів може бути звернення до сертифікованих аудиторів, які перевірять Ваш облік і звітність. Якщо немає можливості звернутися до аудиторів за аудиторською перевіркою, то зверніться принаймні до зовнішніх фахівців, щоб провести хоча б експрес-перевірку.

Прописати інструкції для юриста компанії (або найманого юриста)

Коли з'являються на порозі перевіряючі, співробітники виявляються наодинці з думками: що робити і кому дзвонити. У цей момент вони стають легкою здобиччю для перевіряючих. Тому, необхідно повідомити всім співробітникам координати юриста, включаючи номер мобільного телефону, щоб кожний з працівників міг проконсультуватися у юриста. Юрист повинен бути готовий відреагувати на несподіваний візит в будь-який час дня і ночі.

Встановити централізоване відеоспостереження (на вході, на ключових точках)

Бажано встановити централізоване відеоспостереження, при цьому записи обов'язково потрібно архівувати.

Використовувати тільки ліцензійне і безкоштовне програмне забезпечення

Якщо на комп'ютерах компанії не встановлені ліцензійні програми, їх треба легалізувати, замінити або просто видалити. Краще всього встановити на всі комп'ютери певний пакет програмного забезпечення і заборонити співробітникам встановлювати програми самостійно, а також записувати чи скачувати що-небудь. Не забудьте про своїх рішеннях повідомити всім співробітникам.

Рекомендуємо перевіряти контрагентів перед укладенням договорів

Складно звичайно однозначно стверджувати, що порядність контрагентів, як платників податків, безпосередньо пов'язана з «зайвими перевірками». Тим не менш, ризики перевірок у компанії підвищуються. Контрагент, щодо якого ведеться слідство, не подає звітність або знаходиться в процедурі банкрутства, може стати приводом для перевірки компанії. Наслідки взаємовідносин з таким контрагентом можуть бути дуже важкими: від визнання угод недійсними і податкових донарахувань до проведення слідчих дій (обшуків, допитів персоналу і т. д.) Вашої компанії.

Ми намагалися оцінити за даними інтернету: яка може бути вартість таких підготовчих заходів».

Розрахунок вартості мінімального пакету розрахований приблизно з таких розцінок:

  • наймання адвоката - близько 500 у.о. за розробку інструкцій, положень;
  • система відеоспостереження, залежно від комплекту обійдеться від 200 у.о.;
  • оренда адвокатського сейфа в середньому складе близько 50 у.о. в місяць;
  • проведення повноцінного юридичного аудиту тарифікується, як правило, за добу; в хороших юридичних компаніях ціна становить від 70 у.о. на годину.

Виходячи з вказаних цін на послуги, попередні заходи обійдуться компанії з 50 осіб орієнтовно в 1500-2000 у.о. Звичайно, всі заходи проводяться комплексно. Термін реалізації заходів за планом "мінімум" займає від одного тижня до місяця.

Після того, як Ви ознайомилися з нашою статтею, Ви попереджені, а значить озброєні. Якщо Вам знадобиться допомога наших фахівців, звертайтеся - будемо раді допомогти. Наші фахівці нададуть Вам юридичні, бухгалтерські та аудиторські послуги.

 

Останні новини
Податківці ПОЗБАВЛЯЮТЬ ЄДИНОГО податку за будь-яки...

Податківці, анулюють ЄДИНИЙ податок, якщо є будь-який податковий БОРГ! Всім підпр [ ... ]

Найпростіший спосіб закриття підприємця...
Найпростіший спосіб закриття підприємця

Як закрити підприємця в 2017 році? Стаття призначена для тих підприємців, які вирі [ ... ]

З 4 січня НБУ заборонив розрахунки готівкою понад ...
З 4 січня НБУ заборонив розрахунки готівкою понад 50 тис.грн.

Починаючи з 4 січня 2017р. НБУ знизив граничну суму розрахунків готівкою для громад [ ... ]

Святкове печиво для ФОП, або які зміни за єдиним п...
Святкове печиво для ФОП, або які зміни за єдиним податком і ЄСВ у 2017 році чекають підприємців

Які зміни для ФОП у 2017 році по єдиному податку і ЄСВ? І кому з ФОП необхідно встанов [ ... ]

Нагадуємо Фіз. і Юр. Особам про нерухомість, РРО т...
Нагадуємо Фіз. і Юр. Особам про нерухомість, РРО та ЕЦП

При зміні ПІБ або адреси - чи потрібно перереєструвати договір, з податковою про  [ ... ]

Звітність підприємця при зміні групи єдиного подат...
Звітність підприємця при зміні групи єдиного податку або системи оподаткування

Зміна системи оподаткування або зміна групи єдиного податку часто призводять до  [ ... ]

Штрафи по єдиному податку
Штрафи по єдиному податку

Як уникнутиритичних ситуацій якщо Ви
trong> Дана стаття присвячен [ ... ]

Плани на майбутнє та їх здійснення...
Плани на майбутнє та їх здійснення

ДПІ має право давати консультації виключно в усній формі

Травневі новини
Травневі новини

Мінсоцполітики планує вдвічі збільшити ЄСВ з мінімальної зарплати

Популярні публікації
Календар платника єдиного податку та ЄСВ на 2016 р...
Календар платника єдиного податку та ЄСВ на 2016 рік

Термін cплати єго подат>ку в 2016 році
g> Ставки єдиного податку не змінюються про [ ... ]

Звітність підприємця за єдиним податком...
Звітність підприємця за єдиним податком

Як підприємцю відзвітувати за єдиним податком?[ ... ]

Календар платника єдиного податку та ЄСВ на 2015 р...
Календар платника єдиного податку та ЄСВ на 2015 рік

Термін виплати є податng>ку в 2015 році
g> Ставки єдиного податку не змінюються н [ ... ]

Штрафи по єдиному податку
Штрафи по єдиному податку

Як уникнутиритичних ситуацій якщо Ви
trong> Дана стаття присвячен [ ... ]

Помилки підприємців або як знайти «свої граблі»...
Помилки підприємців або як знайти «свої граблі»

У рамках своєї діяльності, ми надаємо сті підприєм [ ... ]

Річна і квартальна звітність підприємців або звітн...
Річна і квартальна звітність підприємців або звітність здається незалежно від наявності діяльності.

Дана стаття написана для підприємців на загальній та спрощеній системі оподаткув [ ... ]

Найпростіший спосіб закриття підприємця...
Найпростіший спосіб закриття підприємця

Як закрити підприємця в 2017 році? Стаття призначена для тих підприємців, які вирі [ ... ]

Як здати річну звітність підприємцю на єдиному под...
Як здати річну звітність підприємцю на єдиному податку 1 і 2- ї групи

У рамках Програми допомоги малому бізнесу, пропонуємо публікацію на тему «Як здат [ ... ]

Три головні помилки підприємця...
Три головні помилки підприємця

Ранішеадали Вам приклад найпоширеніших помилок, які допускають підприємці,  [ ... ]