Як перевірити директору бухгалтера

Як директору перевірити бухгалтера?

Наші консультанти дуже часто стикаються на практиці з тим, що компанії звертаються з проханням надати послугу з відновленню обліку. На жаль, як правило про занедбаності обліку, керівництво дізнається випадково і з запізненням. Особливо таким ризикам піддаються невеликі підприємства. Керівництво таких компаній одноосібно здійснюється директором, який рідко має бухгалтерську або економічну освіту і не в змозі своєчасно проконтролювати якість роботи бухгалтерії. Ця стаття написана з метою надання практичної допомоги директорам в даній ситуації.

Ми переконані, що директор, при бажанні, може проконтролювати роботу бухгалтерії, якщо періодично зможе приділити цьому кілька годин свого часу. Директор може за кілька годин провести свого роду експрес - перевірку якості роботи бухгалтерії. Нехай вона не дасть однозначної відповіді про порушення в цифрах, але вона дозволить оцінити роботу бухгалтерії в цілому і може стати відправною точкою для прийняття відповідних рішень.

Ми рекомендуємо ряд питань, які потрібно з'ясувати директору під час такої експрес-перевірки.

Як перевірити чи здається звітність вчасно?

Візьміть папку зі зданої звітністю і огляньте кожен окремий звіт на предмет його здачі до контролюючого органу. Підтвердженням здачі звітності можуть бути наступні факти:

  • Наявність на звіті штампа про здачу, дати і підпису особи, яка прийняла звіт;
  • Наявність разом із звітом роздрукованих квитанцій №1 і №2 в якій вказується що звіт «прийнятий» в електронному вигляді. У квитанціях вказується назва звіту, дата здачі і підтвердження, що звіт прийнято державним органом;
  • Наявність разом із звітом квитанції про оплату послуг з відправки звіту поштою із зазначенням дати.

Перегляньте, з якою періодичністю здаються типові звіти. Або самі відстежите періодичність або запитайте про терміни здачі у бухгалтера. Якщо періодичність порушується, це свідчить про здачу звітності з порушенням термінів здачі.

Якщо відсутній штамп або одна з двох квитанцій і на звіті немає ніякого підтвердження про прийом звітності, то звіт вважається не зданими. Даний факт говорить тільки про одне, що в бухгалтерії порушено порядок здачі звітності і компанії в майбутньому можуть бути нараховані штрафи.

Як перевірити чи надаються своєчасно дані за запитами контролюючих органів (наприклад, при позаплановій перевірці)?

Аналіз не вимагає додаткових зусиль. Вам досить переглянути листи, які отримані від контролюючих органів та перевірити наявність відповідей на кожен лист. Не залежно від того, надана відповідь або спрямована відмова на запит, кожний лист не повинен залишитися без відповіді. Перегляньте, наскільки налагоджений облік реєстрації вхідних листів, за умови, що дана функція покладена на бухгалтерію.

Відсутність реєстрації, наявність запитів без підтверджених відповідей, говорить про халатність особи, відповідальної за листування та реєстрацію листів, а також про те, що такі дії «стягнуть» на компанію несподівані позапланові перевірки в майбутньому.

Як перевірити якість урахування ПДВ

Запросіть бухгалтера і попросіть його пояснити цифру ПДВ за останній звітний період. Грамотний бухгалтер, контролюючий розрахунки ПДВ, завжди зможе дати обґрунтовану відповідь. Якщо ж Ви не почуєте виразне пояснення, то такий факт буде свідчити про недостатній контроль та якість роботи бухгалтерії з питань обліку ПДВ. Якщо Вас відповідь бухгалтера не переконала і насторожила, Ви можете самостійно вжити наступне:

Запросити у бухгалтера розшифровку податкового кредиту та перевірити наявність податкових накладних на суму заявленого у звітності податкового кредиту. Якщо ви виявите відсутність податкових накладних за старий період, це буде означати тільки одне - компанія обов'язково отримає штрафні санкції при перевірці.

Як перевірити якість оприбуткування та облік товарно-матеріальних цінностей?

Для контролю оприбуткування товарно-матеріальних цінностей, ознайомтеся вибірково з документами з придбання товару та інших цінностей. При огляді документації Вам слід звернути увагу на наявність таких фактів:

  • Наявність реквізитів сторін;
  • Вказівка матеріально-відповідальних осіб, які оприбутковують цінності;
  • Наявність оригінальних підписів відповідальних осіб за оприбуткування цінностей;
  • Наявність візування документа відповідними службами та підрозділами підприємства;
  • Наявності печаток сторін.

Якщо Ви виявите документи, оформлені без обов'язкових реквізитів та прийняті в облік бухгалтерією, це свідчитиме, що контроль цінностей не достатній або відсутній. При виявленні такого факту, Вам слід вибірково перевірити облік товару.

 Все досить просто. Попросіть свого бухгалтера принести Вам оборотно-сальдову відомість по рахунку 28 (товари). Можна самостійно це зробити. На прикладі 1С: відкрийте бухгалтерську базу, виберіть у меню «Звіти» пункт «Оборотно-сальдова відомість по рахунку». Відкриється вікно в якому виберіть «період» за який хочете подивитися взаєморозрахунки з постачальниками, а також «рахунок», в даному випадку 28. Все. Тисніть «ОК» і перед вами відкриється таблиця.

Оборотно-сальдова відомість по рахунку: 281 або 282

Номенклатура за 2 Квартал 2012 р ТОВ "..."
Субконто Сальдо на початок періоду Обороти за період Сальдо на кінець періоду
  Дебет (ЗАЛИШОК ТОВАРУ) Кредит Дебет (ЗАКУПІВЛЯ ТОВАРУ) Кредит (ПРОДАЖ ТОВАРУ) Дебет (ЗАЛИШОК ТОВАРУ) Кредит

Набір фільтрів Кількість

2 000,00   6 000,00   8 000,00  
10,000   6,000   16,000  

Фільтротримач Кількість

3 000,00     1 000,00 4 000,00  
3,000   2,000 1,000 4,000  

Фільтр МК-14 Кількість

    12 400,00   12 400,00  
    7,000   7,000  

Фільтр МК-28 Кількість

    6 600,00 1 800,00 4 800,00  
    11,000 3,000 8,000  

Фільтр КН-14 Кількість

10 000,00     10 000,00    
5,000     10,000 -5,000  

Фільтр КТ-56 Кількість

           
      12,000 -12,000  
             

Разом розгорнуте

120 000,00       210 000,00  

Разом

120 000,00   117 400,00 27 400,00 210 000,00  

Що можна дізнатися з даного звіту?

«Сальдо на початок періоду» - означає залишок товару на початок періоду,

«Сальдо на кінець періоду» - Залишок товару на кінець періоду,

«Дебет» - Залишок Товару На Складі,

«Кредит» - завжди ця колонка порожня.

Зверніть увагу, червоні цифри свідчать про те, що товар проданий, але за даними обліку не оприбутковано.

«Обороти за період» - це обороти по закупівлі або продажу товару,

«Дебет» - це кількість закупленого товару,

«Кредит» - це кількість реалізованого товару.

Бажано перевіряти рух і залишки товару за період, за яким вже зданий баланс. Постарайтеся на підставі отриманого звіту звірити дані бухгалтерського обліку і Ваших «управлінських» даних.

Якщо Ви виявите розбіжності: наявність в обліку товару, який вже реалізований або наявність фактів відвантаження, про які Ви не знаєте, вимагайте первинні документи, щоб з'ясувати виявлені факти. Саме по собі виявлення таких фактів вимагає прийняття рішення про раптову інвентаризації, оскільки стан обліку свідчить про відсутність контролю з боку бухгалтерії і може обернутися недостачами на підприємстві.

Як перевірити розрахунки з покупцями?

Також як Ви перевірите залишки по товарах, Ви зможете просто перевірити розрахунки з покупцями Вашого підприємства. Швидше за все, більшість цифр за розрахунками Ви пам'ятаєте і без даних бухгалтерії, але не буде зайвим переконатися, наскільки дані обліку відповідають даним управлінського обліку.

Для цього Вам потрібно вивчити дані оборотно-сальдової відомості по рахунку 361 (розрахунки з вітчизняними покупцями) або 362 (розрахунки з закордонними покупцями). На прикладі 1С: відкрийте бухгалтерську базу, виберіть у меню «Звіти» пункт «Оборотно-сальдова відомість по рахунку». Відкриється вікно в якому виберіть «період» за який хочете подивитися взаєморозрахунки з постачальниками, а також «рахунок», в даному випадку 361 або 362. Все. Тисніть «ОК» і перед вами відкриється таблиця.

Оборотно-сальдова відомість по рахунку: 361 (Розрахунки з вітчизняними покупцями)

Контрагенти за 2 Квартал 2012 р ТОВ "..."
Субконто Сальдо на початок періоду Обороти за період Сальдо на кінець періоду
  Дебет (Нам повинні СПЛАТИТИ) Кредит (Ми повинні ОТГРУЗІТЬ ТОВАР, ПОСЛУГИ) Дебет Кредит Дебет (нам повинні СПЛАТИТИ) Кредит (Ми повинні Відвантажило ТОВАР, ПОСЛУГИ)
ТОВ
«К....»
    11 000,00 11 000,00    
ЗАТ
«М...»
8 000,00   40 200,00 40 200,00 8 000,00  
ТОВ
«Л...»
    28 000,00 21 000,00 7 000,00  
ТОВ
«Н»
    121 800,00 121 800,00    
ЗОО
«Т»
    113 000,00 2 000,00 111 000,00  
ВАТ
«С...»
    22 400,00 22 400,00    
ТОВ
«І ...»
    161 600,00 169 600,00   8 000,00
             

Разом

           

У даній таблиці дані означають:

«Сальдо на початок періоду» - означає, скільки підприємству повинні оплатити або скільки підприємство повинно відвантажити товару, послуг на початок періоду.

«Сальдо на кінець періоду» - означає, скільки підприємству повинні оплатити або підприємство повинно відвантажити товару, послуг на кінець періоду »,

«Дебет» - мають сплатити підприємству,

«Кредит» - підприємство повинно відвантажити товар, послуги або аванс, отриманий від замовника.

Звірити суми за розрахунками Вам не складе труднощів. Якщо Ви виявите розбіжності між вашими даними і даними обліку, то рекомендуємо дати доручення бухгалтеру провести звірки з покупцями і отримати акти звірок, щоб визначити дані за взаємними заборгованостями.

У такому ж порядку Ви можете звірити дані бухгалтерського обліку розрахунків з постачальниками з даними свого управлінського обліку.

Як виявити чи існують «хвости» в бухгалтерії Вашого підприємства?

У бухгалтерії не завжди можна спрогнозувати витрачений час на обробку того чи іншого документа. А тому, якщо бухгалтер щось не встигає, він залишає менш важливу роботу на потім, а в першу чергу виконує ту, яка безпосередньо пов'язана з підготовкою звітності. Безсумнівно, найголовніша та першочергова робота бухгалтера - це складання звітності, а все інше менш значуще. І та робота, яка залишилася невиконаною, залишається на той момент, коли звітність здана, немає «гарячки» і є спокійний час до початку наступного податкового місяця.

Людська природа така, що справи, залишені на «потім», дуже часто перетворюються на «хвости». А «хвости» мають властивість накопичуватися. Про наслідки такої ситуації можна тільки здогадуватися.

Рекомендуємо Вам перевірити документація, яка в першу чергу потрапляє в розряд «хвостів». До такої документації належать: відомості по нарахуванню зарплати, табеля обліку робочого часу, авансові звіти. Запропонуйте Вашому бухгалтеру показати останні роздруковані і підписані Вами документи. Якщо документацію не оформлялася більш, ніж за один місяць, то Ваша бухгалтерія має видимі «хвости» і їх слід негайно усувати.

Ми коротко виклали - як рекомендуємо періодично директору здійснювати «експрес-перевірки», щоб розуміти стан і якість обліку своєї компанії. Такі експрес-перевірки займуть декілька годин директора, але можуть стати своєчасним сигналом для посилення роботи бухгалтерії, підвищення її якості. Якщо у директора відсутня можливість самостійно проводити такі експрес-перевірки, то він може запросити фахівця на 1-2 робочих дні і отримати бажаний результат про стан справ бухгалтерії. При бажанні Ви завжди можете звернутися до наших фахівців, щоб упередити штрафні санкції при перевірках податкової служби.

Наші фахівці зможуть допомогти Вам об'єктивно оцінити результати «експрес-перевірки» і скласти план необхідних подальших дій. Головне завдання експрес-перевірки: визначити ризики в роботі бухгалтерії, які напряму впливають на рівень штрафних санкцій, Які можуть бути нараховані підприємству при перевірці. Також, при необхідності, можуть проконсультувати або навчити Вашого бухгалтера, або підібрати нового бухгалтера.


Якщо у Вас виникли питання, то Ви завжди можете звернутися до нас. З нашою новою послугою - online консультацій, ми можемо відповісти на всі Ваші питання по skype.

 

 

Останні новини
Нагадуємо Фіз. і Юр. Особам про нерухомість, РРО т...
Нагадуємо Фіз. і Юр. Особам про нерухомість, РРО та ЕЦП

При зміні ПІБ або адреси - чи потрібно перереєструвати договір, з податковою про  [ ... ]

Звітність підприємця при зміні групи єдиного подат...
Звітність підприємця при зміні групи єдиного податку або системи оподаткування

Зміна системи оподаткування або зміна групи єдиного податку часто призводять до  [ ... ]

Штрафи по єдиному податку
Штрафи по єдиному податку

Як уникнутиритичних ситуацій якщо Ви
trong> Дана стаття присвячен [ ... ]

Плани на майбутнє та їх здійснення...
Плани на майбутнє та їх здійснення

ДПІ має право давати консультації виключно в усній формі

Травневі новини
Травневі новини

Мінсоцполітики планує вдвічі збільшити ЄСВ з мінімальної зарплати

Все про застосування платіжних терміналів...
Все про застосування платіжних терміналів

Все що потрібно знати про платіжні термінали ;[ ... ]

Квітневі новини
Квітневі новини

Підприємець на єдиному податку проводить розрахунки через POS – термінал. Чи потр [ ... ]

Три головні помилки підприємця...
Три головні помилки підприємця

Ранішеадали Вам приклад найпоширеніших помилок, які допускають підприємці,  [ ... ]

Що нового у податковому законодавстві?...
Що нового у податковому законодавстві?

При втраті первинних документів – дату податкової перевірки можна перенести

Популярні публікації
Єдиний податок на 2015 рік наданий в таблицях...
Єдиний податок на 2015 рік наданий в таблицях

З 1 січня 2015 рокунності нові зміни до Податкового Кодексу, що стосуються  [ ... ]

Календар платника єдиного податку та ЄСВ на 2016 р...
Календар платника єдиного податку та ЄСВ на 2016 рік

Термін cплати єго подат>ку в 2016 році
g> Ставки єдиного податку не змінюються про [ ... ]

Календар платника єдиного податку та ЄСВ на 2015 р...
Календар платника єдиного податку та ЄСВ на 2015 рік

Термін виплати є податng>ку в 2015 році
g> Ставки єдиного податку не змінюються н [ ... ]

Звітність підприємця за єдиним податком...
Звітність підприємця за єдиним податком

Як підприємцю відзвітувати за єдиним податком?[ ... ]

Як самостійно зареєструвати ФОП...
Як самостійно зареєструвати ФОП

 Як самостійно зареєструвати ФОП?ця які потрібно відвідати при реєстр [ ... ]

Інформація для Фізичних осіб...
Інформація для Фізичних осіб

Порівняння загальної та спрощеної системи оподаткування для Фізичних Осіб

Питання та відповіді для фіз.осіб...
Питання та відповіді для фіз.осіб

Відповіді на питання підприємців
ання які часто за [ ... ]

Як розпочати свою справу? З чого почати думати?...
Як розпочати свою справу? З чого почати думати?

Багато молодих людей задумуються про «Свою справу». Відразу виникають питання: як [ ... ]