Чи потрібні ФОП первинні документи?

Чи потрібні ФОП первинні документи?
Чи потрібні приватному підприємцю первинні документи на товар або послуги?
Яка відповідальність за їх відсутність?

Чи повинен підприємець мати підтверджуючі документи?

Як показує статистика, до найбільш актуальних питань підприємців можна віднести наступні:

З такими питаннями постійно приходять до нас люди з проханням допомогти вирішити ситуацію, проконсультувати. Зазвичай з такими питаннями звертаються підприємці на початку шляху ліквідації, «закриття підприємця» або перевірки.

Ситуація. Як правило, підприємці не замислюються над питанням, - «Де підтверджуючі документи на товар, або чи потрібні документ на підтвердження доходу», поки не виникають питання у податківців до підприємця. Що роблять підприємці - здають декларації, і в кращому випадку - записують у книгу свої доходи. Особливо це актуально для підприємців на єдиному податку.

Основне питання у підприємців на єдиному податку.  Де сказано, що той хто на єдиному податку, зобов'язаний мати первинні документи  на доходи? Хіба не достатньо вести книгу обліку доходів, куди заносити доходи без підтверджуючої первинної документації, і складати звіти саме на підставі даних цієї книги? Адже стаття 44 Податкового Кодексу України (далі ПКУ) загальна і не містить вичерпного переліку, а лише посилання, що потрібна документація, яка потрібна за законом. Спеціальний розділ ПКУ про спрощену систему оподаткування не містить вимог про первинні документи (ні по доходах, ні по витратах). У порядку ведення книги обліку доходів також не сказано, що необхідна первинна документація. Зате сказано, що на підставі саме книги, складається звітність.

Сума єдиного податку, яку підприємець сплачує до бюджету ніяк не залежить від витрат підприємця, які він здійснює при веденні підприємницької діяльності. ФОП - платник єдиного податку не зобов'язаний використовувати реєстратор розрахункових операцій (далі РРО) і при здійсненні продажу товарів або послуг, підприємець - «спрощенець» видає товарний чек тільки на вимогу покупця.

Одним словом, начебто підприємці роблять все правильно - кому потрібні документи - виписуються, а кому не потрібні - не надаються. Звідки тоді вимоги податківців?

Де сказано, що підприємець на загальній системі зобов'язаний мати первинні документи на доходи?

Відповідно до Господарського кодексу України, Фізична особа - підприємець - є суб'єктом господарювання, тому на нього поширюються норми кодексу. Згідно ч. 8 ст.19 Господарського кодексу України усі суб'єкти господарювання зобов'язані вести первинний облік результатів своєї діяльності та вести бухгалтерський облік.

Згідно п. 44.1 ПКУ, всі платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування на підставі первинних документів. У свою чергу, відповідно до пунктів 16.1.5 і 85.4 Податкового кодексу податкова служба має право вимагати первинні документи при проведенні перевірок, а платнику податків необхідно їх надавати.

Іншими словами, будь-який суб'єкт господарювання, в тому числі фізична особа - підприємець як на єдиному податку, так і на загальній системі оподаткування, повинен мати первинні документи.

Підприємці подають податкову звітність, дані якої мають бути підтверджені, згідно зі ст. 44 ПКУ. Книга не дає достатніх підстав для підтвердження даних податкової звітності. Наприклад: цифра доходу в книзі не підтверджує - за що отримано дохід ( по якому виду діяльності) та за якою ставкою повинен обкладатися такий дохід. Тільки чек, квитанція або банківська виписка підтверджує, за що отримано дохід і чи може такий дохід обкладатися єдиним податком.

Дуже важливо для підприємців на 1 і 2 групі єдиного податку! У свідоцтві єдиного податку зазначаються коди видів економічної діяльності (КВЕД), якими займається підприємець на єдиному податку. Підприємцю необхідно мати первинну документацію, щоб підтвердити, що дохід отримано з тих видів діяльності, які зазначені у свідоцтві і відповідно обкладаються єдиним податком за ставкою, зазначеною у свідоцтві підприємця. Не підтвердження доходу від заявленого у свідоцтві виду діяльності може спричинити оподаткування доходу податком на доходи фізичних осіб за ставкою 18%. Крім того, можливе позбавлення підприємця права перебування на єдиному податку. Більш докладно можна прочитати в статті Спрощена система оподаткування: відповідальність, ризики, штрафи і подивитися відео рекомендації Як здати річну звітність підприємцю на єдиному податку 1 і 2 -ї групи. 

Які документи повинні бути у ФОП на єдиному податку?

Дохід оформляється такими первинними платіжними документами:

  • Банківська виписка;
  • Товарний чек з оплати товару;
  • Квитанції (акти ) з оплати послуг;
  • Фіскальний чек касового апарату.

Якщо дохід отримано по розрахунковому рахунку, то додаткових платіжних документів з отримання доходу підприємець не виписує. Досить наявності оригіналу банківської виписки. Звертаємо увагу, клієнт- банку недостатньо. Потрібно, щоб у підприємця був оригінал виписки, яку він надає на перевірку.

При отриманні оплат «готівкою» за товар або послугу, підприємець повинен виписати товарний чек або розрахункову квитанцію, що підтверджує отримання готівкових коштів. По послугах повинен бути оформлений акт послуг, який підтверджує, які саме послуги, і на яку суму надані.

Слід звертати увагу:  який саме товар вказується як реалізований у товарних чеках. Потрібно стежити, щоб не виявилося, що оприбутковується один товар, а реалізується - інший товар. Якщо з'ясується, що Ви реалізуєте товар, який Ви не купували (у Вас по ньому немає прибуткової документації), то з'являться питання про походження товару. І Вам доведеться пояснюватися, звідки з'явився товар.

Які документи повинні бути у ФОП на загальній системі оподаткування?

Підприємці на загальній системі оподаткування зобов'язані мати первинні документи про походження товару згідно п.177.10 Податкового кодексу України. Ведення бухгалтерського обліку у фізичної особи - підприємця на загальній системі оподаткування полягає в обов'язковому веденні книги обліку доходів і витрат. У ній за підсумками робочого дня, протягом якого отримано дохід, на підставі первинних документів здійснюються записи про отримані доходи та документально підтверджених витратах. Книги затверджена наказом Міністерства доходів і зборів України від 16.09.2013 р. № 481 Відповідно до пункту 1 цього наказу, внесення даних до книги здійснюється тільки на підставі первинних документів.

Згідно з вимогами п.177.4 ПКУ підприємець має право зменшити оподатковуваний дохід тільки на операційні витрати, які визначаються згідно з п. 138.4, 138.6 - 138.9, пп. 138.10.2 - 138.10.4 та п. 138.11 ПКУ. У Книзі слід вказувати тільки ті витрати, які пов'язані з отриманим доходом у звітному періоді. ФОП на загальній системі має право віднести вартість придбаних товарів чи послуг до складу витрат і, відповідно, зменшити свій загальний оподатковуваний дохід тільки за наявності первинних документів. Немає  первинних документів - немає витрат. Детальніше рекомендуємо прочитати або переглянути відео рекомендації «Як зменшити податок при здачі річної звітності підприємця на загальній системі оподаткування?», і так само прочитати «Загальна система: відповідальність, ризики, штрафи».

Увага: витрати по придбаних товарах показуємо в періоді, коли відбулася реалізація відповідних товарів або послуг.

Висновок: для підприємця на загальній системі кожні дані обліку повинні підтверджуватися первинними документами. Це стосується як витрат, так і доходів.

Важливо! ФОП на загальній системі при здійсненні розрахунків у готівковій формі зобов'язаний використовувати РРО, кожен показник доходу у нього також повинен підтверджуватися первинними документами (фіскальними чеками РРО).

Скільки необхідно зберігати підприємцю документи?

Згідно п. 44.3 ПКУ платники податків зобов'язані зберігати первинні документи протягом 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складання якої вони використовувалися.

 Наприклад: податкова декларація платника єдиного податку за четвертий квартал 2013 року була надана до податкової служби 2 лютого. З цієї дати починається відлік строку в 1095 днів, протягом яких підприємець зобов'язаний зберігати первинні документи, що підтверджують придбання і продаж товарів та послуг.

Які можуть бути нараховані штрафи, якщо немає в наявності первинних документів?

1) Штрафи передбачені ст. 164-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення (КУпАП) та п. 121.1 ПКУ.

Ст. 164-1 КУпАП передбачає накладення адміністративного штрафу за неведення обліку або неналежне ведення обліку доходів і витрат. Розмір штрафу становить від 3 до 8 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або від 51 до 136 грн. За повторне протягом року порушення - від 85 до 136 грн.

П. 121.1 Податкового Кодексу за відсутність первинних документів передбачає штраф у розмірі 510 грн. За повторне порушення протягом року, розмір штрафу збільшується до суми 1020 грн.

2) Не виписаний чек (квитанція) = можливий п'ятикратний штраф від суми чека!

При виявленні податковою службою факту реалізації товару (послуги) без запису в книзі обліку доходів і витрат, а так само оформлення товарного чека (квитанції) передбачено штраф від 1 гривні до п'ятикратного розміру від суми неоформленого чека (квитанції).

Ви запитаєте, звідки це, де це написано ? Пояснюємо.

По перше: в ст.1 Указу Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.1995г. № 436 / 95 передбачено, що у разі порушення фізичними особами - громадянами України норм з регулювання обігу готівки у національній валюті, що встановлюються Національним банком України (далі - НБУ), до них застосовуються фінансові санкції у вигляді штрафу за неоприбуткування (неповне та / або несвоєчасне) оприбуткування у касах готівки - у п'ятикратному розмірі неоприбуткованої суми.

По-друге: згідно п.2.6 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637, вся готівка, що надходить до кас, має бути своєчасно (у день одержання готівкових коштів ) та в повній сумі оприбуткована.

По-третє: згідно п.1.2 зазначеного вище Положення, оприбуткування готівки - це «проведення підприємствами і підприємцями обліку готівки в касі на повну суму її фактичних надходжень у касовій книзі, книзі обліку доходів і витрат, книзі обліку розрахункових операцій».

Відсутність запису в Книзі доходів для єдинника прирівнюється до неоприбуткування готівки, яка повинна відображатися у Книзі. А запис у Книзі повинна підтверджуватися первинними документами.

3 ) Утримання 18% ПДФО від вартості товару і штраф за ненадання звіту за формою 1ДФ.

При купівлі товару підприємцем у фізичної особи - громадянина (не підприємцем).

Фізичні особи - громадяни (не підприємці) не зобов'язані представляти первинні документи при реалізації товару підприємцю. Так що при здійсненні угоди підприємець не отримає первинні документи від громадянина, але виступатиме як податковий агент щодо фізичної особи, у якого був придбаний товар. У свою чергу, податковий агент, зобов'язаний утримувати та сплачувати податок на доходи фізичних осіб (далі ПДФО) з таких виплат, а також подавати податкову звітність (звіт за формою 1ДФ).

Наприклад, якщо товар дійсно купується  у фізичних осіб - не підприємців, з вартості товару, яку підприємець платить фізичній особі, необхідно утримати ПДФО у розмірі 18%. Якщо ФОП і звичайна фізична особа домовилися, що товар коштує 1000 грн., То ФОП виплачує громадянинові 820 грн., а 180 грн. перераховує до бюджету. За результатами кварталу, в якому відбулася така виплата, ФОП повинен надати до податкової служби звіт за формою 1ДФ з зазначенням ідентифікаційного коду громадянина, у якого куплений товар. У формі 1ДФ вказується сума виплаченого доходу та утриманого ПДФО.

Згідно п. 127.1 ПКУ, неутримання та неперерахування ПДФО в таких випадках, тягне за собою накладення штрафу:

  • перший раз в розмірі 25% від суми ПДФО;
  • повторне порушення штраф збільшується до 50 % від суми ПДФО.

На нашому прикладі:

Підприємець повинен сплатити до бюджету 180 грн ПДФО з доходу, виплаченого за товар за рахунок коштів громадянина (тому громадянину за товар замість 1000 грн., виплачують тільки 820 грн.). Якщо ПДФО несплачені до бюджету, то доведеться сплатити ще штраф у розмірі 25% чи 50% від суми 180 грн. Якщо виявиться незданим вчасно звіт за формою 1ДФ, то відповідно до п. 119.2 ПКУ, передбачено штраф у розмірі 510 грн., а за повторне протягом року порушення штраф збільшується до 1020 грн.

Важливо! Звіт за формою 1ДФ повинен подаватися в тому кварталі, в якому підприємець купує товар (послугу) у Фіз. осіб і Фіз.осіб - підприємців або в якому оплачує цей товар (послугу).

Звичайно, з багатьма висновками можна сперечатися. Відсутність чітких законодавчих норм дає грунт для роздумів, розбіжностей і різних тлумачень. Як свідчить наша практика, багато хто не погоджуються і вважають, що раз немає прямої норми, то вони нічого не порушують. Однак рано чи пізно кожному підприємцю доводиться проходити перевірку і вирішувати подібні питання. І кожен вирішує по своєму - одні звертаються до бухгалтерів, інші до юристів, треті - в судові інстанції, четверті - використовують знайомства... Але так чи інакше, рішення ситуації потребує коштів. І вирішення питання заднім числом, коли ніколи підготуватися і щось виправити, вимагає чималих коштів. Може не дарма Вам попалася на очі ця стаття, щоб застерегти, допомогти...

 


Якщо у Вас виникли питання, то Ви завжди можете звернутися до нас. З нашою новою послугою - online консультацій, ми можемо відповісти на всі Ваші питання по skype.

 

 

Останні новини
Нагадуємо Фіз. і Юр. Особам про нерухомість, РРО т...
Нагадуємо Фіз. і Юр. Особам про нерухомість, РРО та ЕЦП

При зміні ПІБ або адреси - чи потрібно перереєструвати договір, з податковою про  [ ... ]

Звітність підприємця при зміні групи єдиного подат...
Звітність підприємця при зміні групи єдиного податку або системи оподаткування

Зміна системи оподаткування або зміна групи єдиного податку часто призводять до  [ ... ]

Штрафи по єдиному податку
Штрафи по єдиному податку

Як уникнутиритичних ситуацій якщо Ви
trong> Дана стаття присвячен [ ... ]

Плани на майбутнє та їх здійснення...
Плани на майбутнє та їх здійснення

ДПІ має право давати консультації виключно в усній формі

Травневі новини
Травневі новини

Мінсоцполітики планує вдвічі збільшити ЄСВ з мінімальної зарплати

Все про застосування платіжних терміналів...
Все про застосування платіжних терміналів

Все що потрібно знати про платіжні термінали ;[ ... ]

Квітневі новини
Квітневі новини

Підприємець на єдиному податку проводить розрахунки через POS – термінал. Чи потр [ ... ]

Три головні помилки підприємця...
Три головні помилки підприємця

Ранішеадали Вам приклад найпоширеніших помилок, які допускають підприємці,  [ ... ]

Що нового у податковому законодавстві?...
Що нового у податковому законодавстві?

При втраті первинних документів – дату податкової перевірки можна перенести

Популярні публікації
Єдиний податок на 2015 рік наданий в таблицях...
Єдиний податок на 2015 рік наданий в таблицях

З 1 січня 2015 рокунності нові зміни до Податкового Кодексу, що стосуються  [ ... ]

Календар платника єдиного податку та ЄСВ на 2016 р...
Календар платника єдиного податку та ЄСВ на 2016 рік

Термін cплати єго подат>ку в 2016 році
g> Ставки єдиного податку не змінюються про [ ... ]

Календар платника єдиного податку та ЄСВ на 2015 р...
Календар платника єдиного податку та ЄСВ на 2015 рік

Термін виплати є податng>ку в 2015 році
g> Ставки єдиного податку не змінюються н [ ... ]

Звітність підприємця за єдиним податком...
Звітність підприємця за єдиним податком

Як підприємцю відзвітувати за єдиним податком?[ ... ]

Як самостійно зареєструвати ФОП...
Як самостійно зареєструвати ФОП

 Як самостійно зареєструвати ФОП?ця які потрібно відвідати при реєстр [ ... ]

Інформація для Фізичних осіб...
Інформація для Фізичних осіб

Порівняння загальної та спрощеної системи оподаткування для Фізичних Осіб

Питання та відповіді для фіз.осіб...
Питання та відповіді для фіз.осіб

Відповіді на питання підприємців
ання які часто за [ ... ]

Як розпочати свою справу? З чого почати думати?...
Як розпочати свою справу? З чого почати думати?

Багато молодих людей задумуються про «Свою справу». Відразу виникають питання: як [ ... ]