Порядок ведення товарного обліку для ФОП!
Порядок ведення товарного обліку!
Порядок набирає чинності через 10 днів з дня його офіційного опублікування. Наказ №496 опубліковано в "Офіційному віснику" від 16.11.2021 №87. Відповідно він набрав чинності з 26 листопада.
Що ж таке товарний облік?
Ведення товарного обліку визначено п. 12 ст. 3 Закону про РРО. У тексті Закону прописано: «вести в порядку, встановленому законодавством, облік товарних запасів, здійснювати продаж лише тих товарів (послуг), що відображені в такому обліку» є слово «послуг».
Звісно, Ви подумаєте, що вести товарний облік послуг неможливо, і це очевидна помилка законотворців.
Тому надалі будемо говорити лише про облік товарів, якими торгує ФОП. До того ж у п. 1 розділу І Порядку № вже прописано, що цей порядок поширюється на ФОП, які зобов'язані вести облік товарних запасів та здійснювати продаж лише тих товарів, що відображені в такому обліку. Тобто, новий Порядок підтверджує стосується лише товарів.
Кому з підприємців потрібно вести товарний облік
Обов’язок ведення бухгалтерського обліку всіх активів та зобов’язань поширюється лише на юридичних осіб. Фізичні особи – суб’єкти господарювання бухоблік не ведуть, тому доходи і витрати вони визначають за касовим методом, а облік активів вони можуть вести добровільно, і цей облік неможливо регламентувати.
Але бажання податківців зобов’язати ФОП вести облік товарів хоча б у певних випадках не зникло. І таким випадком наразі є торгівля товарами у поєднанні з розрахунковими операціями. Так, з 1 серпня 2020 року були внесені зміни до Закону про РРО, і тепер деякі категорії ФОП повинні вести товарний облік.
При першій умові: вести товарний облік чи ні, залежить від системи оподаткування та групи ФОП.
Товарний облік повинні вести ФОП, які торгують товарами, здійснюють розрахункові операції та належать до таких груп:
- Всі ФОП на єдиному податку 3-ї групи за ставкою 3% (платники ПДВ);
- Всі ФОП на загальній системі;
- Всі ФОП на єдиному податку будь-якої групи, які торгують такими трьома групами товарів:
- технічно складними побутовими товарами, що підлягають гарантійному ремонту;
- ювелірними та побутовими виробами з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння;
- лікарськими засобами та виробами медичного призначення (ветеринарних препаратів та засобів для лікування тварин це не стосується!).
Товарний облік не потрібно вести ФОП-єдинникам, які одночасно:
- не торгують трьома групами товарів, що зазначені вище;
- перебувають на єдиному податку 1, 2 та 3-ї групи за ставкою 5% (неплатники ПДВ).
Яким ФОП потрібно вести товарний облік
| Системи оподаткування ФОП | Торгують товарами | ||
| Проводять РО та застосовують РРО | Не проводять РО та не застосовують РРО | ||
| не торгують товарами груп (1), (2), (3) | торгують товарами груп (1), (2), (3) | незалежно від того, чи торгують товарами груп (1), (2), (3) | |
| ФОП на загальній системі | так | так | ні |
| ФОП на ЄП 3 групи, ставка 3% + ПДВ | так | так | ні |
| ФОП на ЄП 1, 2, та 3 групи за ставкою 5% | ні | так | ні |
При другій умові: ФОП торгує товарами та здійснює розрахункові операції.
ФОП, які не торгують товарами або не здійснюють розрахункових операцій, товарний облік вести не зобов’язані.
Нагадаємо вам, що розрахункові операції – це не тільки готівка, а ще й приймання платіжних карток за допомогою POS-терміналу у точці продажу та інтернет-еквайринг, що підключений на сайті для дистанційних оплат.
Безготівкові платежі, які ФОП отримує без застосування POS-терміналу та інтернет-еквайрингу, розрахунковими операціями не є, а відтак не потребують застосування РРО та ведення товарного обліку.
Початок ведення обліку
Для початку ведення обліку складається Опис залишку товарів на початок обліку.
Відповідно до п. 2 розділу І Порядку № 496 цей документ складається в довільній формі та має містити інформацію про:
- кількості таких товарів (із зазначенням одиниці виміру);
- вартості товарів, яку ФОП визначає самостійно;
- найменування товарів, наявних у ФОП на дату набуття ним обов'язку щодо ведення обліку товарних запасів.
На підставі визначення Опису, доходимо висновку, що складати такий опис потрібно на дату набуття ФОПом обов'язку щодо ведення обліку товарних запасів.
У п. 5 розділу ІІ Порядку № 496 описано, як внести перший запис у Форму обліку. А саме, перший запис, що вноситься ФОП до Форми обліку, має відображати інформацію про залишки товарів, наявних у ФОП на дату набуття ним обов'язку щодо ведення обліку товарних запасів.
Запис вноситься до Форми на підставі документа, який ФОП самостійно склав щодо опису залишків товарів.
Перший запис про залишки товарів до Форми не вноситься, якщо у ФОП, в яких виникає обов'язок щодо ведення обліку товарних запасів, відсутні залишки товарів на дату виникнення такого обов'язку.
Поточне ведення обліку
Товарний облік потрібно вести постійно шляхом внесення до Форми обліку інформації про надходження та вибуття товарів на підставі первинних документів. Записи вносяться в хронологічному порядку – п. 4 ІІ Порядку № 496.
У п. 3 розділу ІІ Порядку № 496 описано, як вносити у Форму обліку поточні записи.
Кожний рядок Форми обліку відповідає одному первинному документу.
Від кого може надходити товар:
- покупців – повернення раніше проданого їм товару;
- постачальників – закупівля товару або сировини для виробництва продукції;
- з інших місць продажу в порядку переміщення товару між місцями продажу.
Товар може бути вибутим по таким причинам:
- вибуття товарів, що переміщуються на інше місце продажу;
- повернення товарів постачальникам;
- знищення, втрата, використання товарів на власні потреби ФОП;
- продаж товарів в безготівковій формі.
Якщо товар надійшов однією партією, а продається різним покупцям у різний час різними дрібними партіями (пам’ятаємо, що роздрібні продажі через РРО при цьому не враховуються), то у Формі обліку ці операції так і відображаються – одна прибуткова операція і декілька видаткових.
Зверніть увагу! Порядок № 496 не містить конкретних вказівок для тих, хто придбаває сировину, а продає продукцію, виготовлену з придбаної сировини.
Відповідно прибуткова частина буде включати всі прибуткові документи на сировину, а видаткова частина – вартість готової продукції, виробленої з такої сировини та проданої без застосування РРО. Вести виробничий облік витраченої сировини на реалізовану продукцію не потрібно.
Добре те, що у Формі обліку не відображаються роздрібні продажі (розрахункові операції), тож щоб уникнути проблем, варто всі продажі проводити через РРО, тобто продавати продукцію вроздріб за готівку або із застосуванням банківських карток.
Ведення обліку за різними місцями продажу товарів.
У разі наявності декількох торгових точок у ФОП, він повинен вести товарний облік окремо на кожному такому місці. Відповідно, для кожного місця продажу слід завести окрему Форму обліку. Переміщення товарів між місцями продажу також відображаються у Формі обліку кожного місця.
Якщо товари вибули внаслідок знищення, втрати, використання товарів на власні потреби ФОП, то на кожний такий випадок складається первинний документ. За аналогією з бухобліком, таким документом може бути акт списання ТМЦ, який складається та підписується самим ФОП.
Періодичність складання Форми обліку – щомісячно.
Первинні документи на товари мають зберігатись у місці продажу (господарському об'єкті) до моменту вибуття останньої одиниці товару, відображеної в таких первинних документах.
Документи необхідно щомісячно групувати в хронологічному порядку їх відображення у Формі обліку та/або підшиваються для подальшого зберігання разом із Формою обліку, в якій інформацію про такі документи відображено.
Форму дозволяється вести в електронному вигляді, але є нюанс: для щомісячного підшивання документів цю форму потрібно буде видруковувати.
Документальне забезпечення товарного обліку
У п. 2 розділу І Порядку № 496 надано визначення двох «документальних» понять:
- документи, які підтверджують облік та походження товарів – це Форма ведення обліку товарних запасів, визначена додатком до цього Порядку, та первинні документи.
- своєю чергою, первинні документи – це опис залишку товарів на початок обліку, накладні, транспортні документи, митні декларації, акти закупки, фіскальні чеки, товарні чеки, інші документи, що містять реквізити, які дозволяють ідентифікувати постачальника та отримувача товару, дату проведення операції, найменування, кількість та вартість товару.
Відповідно цього, маємо 2 види документів:
- саму Форму обліку, яка є зведеним документом та містить зведену інформацію з первинних документів;
- первинні документи, які містять аналітичну інформацію про товарні запаси та додаються до Форми обліку. У визначенні поняття первинних документів наведено невичерпний перелік видів документів, які вважаються первинними документами та вичерпний перелік їх реквізитів.
Під час перевірки будуть перевіряти наявність в первинних документах обов’язкових реквізитів, а саме:
- коди постачальника та отримувача - згідно з ЄДРПОУ, РНОКПП або серія та номер паспорта;
- найменування, кількість та вартість товару;
- дата проведення операції з товарами;
- найменування постачальника та отримувача товару. Постачальником та отримувачем товарів може бути як суб’єкт господарювання, так і фізособа, яка не є СГ, якщо ФОП купував та/або повертав товари такій фізособі.
Звертаємо увагу, що вказувати ціну товару не потрібно, якщо зазначена загальна вартість товару.
Найголовніше! Кожен рух товарів повинен підтверджуватися первинним документом, включаючи використання товарів на власні потреби ФОП.
Відповідальність та обмеженн
Якщо у вас відсутні такі документи, продаж товарів заборонено:
- відповідні записи у Формі обліку про наявні первинні документи;
- первинні документи, записи про які внесено до Форми обліку;
- первинні документи і записи у Формі обліку про такі первинні документи.
Ви повинні здійснювати продаж лише тих товарів (послуг), що відображені в обліку.
Тобто для всіх товарних запасів, що перебувають у місці продажу, повинні виконуватись дві умови одночасно:
- є запис про такий документ у Формі обліку;
- є первинний документ про надходження цієї партії товару.
Тому, перед початком продажу нового товару необхідно зробити запис про його надходження на підставі первинного документа.
У разі перевірки, радимо надавати Форму обліку та первинні документи, які підтверджують облік та походження товарів. При цьому можна спочатку надати копії документів з подальшим пред’явленням оригіналів до закінчення перевірки.
Перевірка може бути будь-якою: фактична, планова або позапланова документальна. Потрібно бути постійно готовими до фактичної перевірки і завжди мати на місці продажу заповнену Форму обліку з актуальними даними та відповідні первинні документи або їх копії.
Відповідальність ФОП за неведення товарного обліку або ведення з помилками та не в повному обсязі, ненадання Форми обліку та первинних документів під час перевірки, передбачена ст. 20 Закону про РРО. А саме:
- за реалізацію товарів, які не обліковані згідно з Порядком № 496;
- за ненадання контролерам під час перевірки Форми обліку та первинних документів на всі товари, що не реалізовані, але знаходяться у місці продажу.
Застосовують фінансову санкцію у розмірі подвійної вартості таких товарів, які не обліковані у встановленому порядку, за цінами реалізації, але не менше десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (наразі 170 грн). Під час визначення ціни, скоріше за все контролери будуть дивитися на ціни товарів, запрограмовані в РРО.
Штрафні санкції, передбачені ст. 20 Закону про РРО, застосовуються лише до тих ФОП, які зобов’язані вести товарний облік.
Що дає такий облік?
Ми розглянули порядок ведення товарного обліку для ФОП та складання Форми обліку, розповіли про порушення і санкції за них, які передбачені Законом про РРО. Але що ж він дає?
Сама Форма обліку містить тільки відомості про документи, якими оформлений рух товару, та про загальну суму таких документів. Маємо щось подібне до реєстрації первинних документів з надходження та вибуття товарів, але більша частина вибуття товарів не враховується (товари, продані через РРО).
У Формі обліку розрахункові операції не враховуються взагалі, кількісний облік товару не ведеться, за нею не можна визначити та перевірити залишок товару. Щоб зіставити залишок товару на місці продажу та за даними обліку, потрібно проводити інвентаризацію та перевірку всього обліку – прибуткові та видаткові документи, а також дані Z-звітів РРО про проданий товар, який не відображений у Формі обліку, та ще й ідентифікувати товари за партіями – яка партія за яким документом надійшла.
