Як правильно вести Головну книгу?
Як вести Головну книгу?
21 липня 2021 року Міністерство фінансів України видало наказ №408, яким затвердило нову редакцію Головної книги та ряду звітної документації.
Що таке Головна книга
Головна книга — це основний зведений реєстр, що відображає дані про кожну фінансову операцію, яку здійснює організація протягом календарного року. Книга поєднує хронологічні та систематичні записи бухгалтерського обліку.
Відповідно до пункту 3 наказу №408, виданого Міністерством фінансів України 21 липня 2021 року, допускається ведення регістрів бухгалтерського обліку у електронному вигляді, за умови, що в них будуть вказані всі реквізити, які вимагає українське законодавство.
Обов’язковими реквізитами Головної книги є:
- Назва («Головна книга»);
- Назва компанії чи організації, якій належить документ;
- Звітний рік, за який ведеться книга;
- Бухгалтерська інформація;
- Визначення одиниць виміру, які використовуються у документі;
- Інформація, яка дозволяє ідентифікувати осіб, відповідальних за ведення книги (посада, прізвище, ініціали тощо).
Бухгалтерія веде Головну книгу протягом календарного року. Для кожного синтетичного звіту в документі відведений окремий рядок.
По тому, як ведеться головна книга, спеціалісти складають враження про якість фінансової звітності в організації.
Чому необхідно вести Головну книгу: нормативно-правова база
Стаття 8 Закону №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність» дозволяє організації самостійно обирати форму ведення бухгалтерського обліку, а стаття 9 допускає можливість ведення документообігу у електронному вигляді із обов’язковістю зазначення в електронному документі необхідних реквізитів. Закон не передбачає систему регістрів, які має вести організація.
Обов’язковість ведення головної книги обумовлена «Методичними рекомендаціями із застосування регістрів бухгалтерського обліку», введених у дію наказом №356 українського Міністерства фінансів. Відповідно до змісту рекомендацій, Головна книга — основний документ, на основі якого проводиться перевірка решти облікових регістрів, наявних в організації.
Виходячи із змісту пунктів 10—14 «Методичних рекомендацій», Головна книга необхідна для:
- узагальнення інформації журналів;
- взаємоперевірки вірності внесення записів за окремими рахунками;
- створення фінансової звітності.
Наказ №755 Мінфіну України від 8 вересня 2017 року підтвердив обов’язковість ведення організаціями даного документу.
Таким чином, Головна книга є обов’язковою для бухгалтерського обліку в організації.
Порядок ведення Головної книги
Правила ведення Головної книги викладені у наказі №755 Мінфіну, який затвердив «Порядок складання типових меморіальних ордерів та інших реєстрів суб’єктів державного сектору».
Пункт 21 присвячений ключовим принципам ведення Головної книги:
- Зв’язок із попередньою Головною книгою організації.
Документ створюється кожного року. Нова книга відкривається на початку звітного року. В неї вносять суми, що залишились на рахунках організації на початок нового звітного року, відповідно до балансу та залишків, внесених у Головну книгу за попередній рік.
- Регулярність ведення записів.
Регулярність внесення даних залежить від типу бухгалтерської звітності, яка взята за основу в організації. При створенні окремих меморіальних ордерів записи необхідно вносити не пізніше, ніж на наступний день після складання документу. У разі, якщо бухгалтерія складає накопичувальні відомості, записи вносяться на рідше за одного разу на місяць.
- Внесення інформації по кожному із рахунків організації.
Для кожного з рахунків, які має організація, до Книги вносяться: сальдо на початок звітного року и кінець місяця, кредитовий та дебетовий оборот протягом місяця.
- Правильність внесення даних.
По закінченню календарного місяця перевіряється вірність внесення даних по субрахунках. Для цього складаються обороти по кожному із субрахунків, а загальний результат вноситься до книги у рядок «Загалом».
Сума внесених оборотів за субрахунками (дебетовим та кредитним) повинна дорівнювати даним, внесеним у рядок «Сума оборотів по меморіальному ордеру».
Інформація до Головної книги заноситься із використанням наступного алгоритму:
- Зазначення назв і номерів рахунків і субрахунків.
- Заповнення даних у колонках «Дебет» та «Кредит».
- Внесення розрахункових сум за звітний період.
- Підрахунок загальної суми у розділах, що стосуються дебету та кредиту.
У разі виявлення помилок у облікових регістрах, виправлення робляться способом сторно, який передбачає обов’язкове складання Бухгалтерської довідки, в яку заноситься інформація про виявлену помилку. Дані про неточність вносяться у тому місяці, в якому вона була виявлена.
Якщо помилка виявлена у звітності за попередні роки, складається Бухгалтерська довідка із зазначенням наступної інформації:
- Суті виявленої помилки.
- Суми і кореспонденції рахунків бухгалтерського звіту, до якого внесені виправлення.
Інформація про виявлену неточність та спосіб її виправлення вноситься у відповідний регістр і Головну книгу.
|