Как хранить первичные документы в электронной форме?
Хранение первичных документов в электронной форме!
ГНС рассказывает, что в соответствии с п. 44.1 ст. 44 Налогового кодекса Украины для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и / или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.
Налогоплательщики должны обеспечить хранение документов, определенных п. 44.1 ст. 44 НКУ, в течение определенных законодательством сроков, но не менее 1095 дней (2555 дней - для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием в соответствии со ст. 39 и 39 экз. 2 НКУ) со дня подачи налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее непредставления - с предусмотренного НКУ предельного срока представления такой отчетности и документов, связанных с выполнением требований другого законодательства.
Если были ликвидированы документы, за период деятельности налогоплательщика не менее 1095 дней, предшествовавших дате ликвидации налогоплательщика, в установленном законодательством порядке передаются в архив.
Если документы, связанные с проверкой, проведением процедуры административного обжалования, принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного разбирательства, такие документы необходимо сохранять до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и / или решения дела судом.
Таким образом, налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов, в течение определенных законодательством сроков, но не менее определен ст. 44 НКУ.
Согласно изменений и дополнений субъекты электронного документооборота должны хранить электронные документы на электронных носителях информации в форме, позволяющей проверить их целостность на этих носителях.
Срок хранения электронных документов на электронных носителях информации не менее чем, установленный законодательством для соответствующих документов на бумаге.
В случае невозможности хранения электронных документов на электронных носителях информации в течение срока, субъекты электронного документооборота должны принимать меры по дублированию документов на нескольких электронных носителях информации и осуществлять их периодическое копирование в соответствии с порядком учета и копирования документов, установленного законодательством.
При хранении электронных документов необходимо соблюдать следующие условия:
- должна быть обеспечена возможность восстановления электронного документа в том формате, в котором он был создан, отправлен или получен;
- при наличии должна храниться информация, которая позволяет установить происхождение и назначение электронного документа, а также дату и время его отправления или получения;
- информация, содержащаяся в электронных документах, должна быть доступной для дальнейшего использования.
Итак, электронные формы первичных документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов (кроме единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование), а также архив файлов отчетности, представленной контролирующим органам в электронном виде, должны храниться плательщиками налога на электронных носителях информации в форме, позволяющей осуществить проверку их целостности на этих носителях, в течение срока, установленного законодательством для хранения соответствующих документов на бумаге.
