Какую программу выбрать для сдачи отчетности в электронном виде?
Зачем переходить на электронную отчётность?
Время идет, и прогресс не стоит на месте. Если вчера нам приходилось выстаивать в изнурительных очередях в налоговую или пенсионный фонд, чтобы подать отчетность, то сегодня, это делает за нас программное обеспечение всего за 5 минут. Еще несколько лет назад сама только идея сдачи отчетов в электронном виде была фантастикой и не вызывала доверия, сегодня же это доступно каждому.
Сейчас у налогоплательщика есть выбор – подавать отчет в электронном виде в режиме онлайн, либо по старинке отнести его самостоятельно в контролирующие органы. Всегда приятно осознавать, что есть выбор, но уже с нового года некоторые налогоплательщики этого выбора будут лишены, так как законодательство с 2015 года обязывает налогоплательщиков подавать налоговую отчетность по налогу на добавленную стоимость (НДС) исключительно в электронном виде.
Самое интересное, что в дальнейшем, в соответствии с Законом, необходимо выписывать налоговые накладные (НН) только в электронном виде и обмениваться ими с контрагентами, что автоматически влечет за собой уже не только электронную отчетность, но и электронный документооборот.
Условные обозначения:
| НН | налоговые накладные |
| ЕРНН | единый реестр налоговых накладных |
| ПО | программное обеспечение |
| SaaS | программное обеспечение как услуга |
| АЦСК | аккредитованный центр сертификации ключей |
| ЭЦП | электронная цифровая подпись |
| ГФС | государственная фискальная служба (Налоговая, миндоходов) |
| ПФУ | пенсионный фонд Украины |
| ФСС | фонд социального страхования |
| НДС | налог на добавленную стоимость |
Исходя из вышеизложенного, есть все предпосылки того, что в скором времени все налогоплательщики без исключения, будут вынуждены перейти на электронный документооборот. Так как обмен электронными налоговыми, вынужденно приведет к электронному обмену и другими первичными документами между контрагентами. Каждый бухгалтер будет стремиться к упрощению своей работы и взаимодействию со своими поставщиками и покупателями. Ведь крайне неудобно, одни документы выписывать в бумажном виде, а другие только в электронном. Это сразу ставит нас перед новыми проблемами, как хранить электронный архив, как осуществлять взаимодействие с контрагентами и т.д.
В связи с этим встает вопрос: - Каким программным обеспечением, пользоваться для подачи отчетности? Какое программное обеспечение умеет не только подавать отчетность в контролирующие органы, но и имеет функционал, позволяющий подписывать первичные документы, регистрировать НН и отправлять/получать подписанную «первичку».
Если с подачей отчетности в электронном виде знакомы уже многие бухгалтера и предприниматели, то с электронным документооборотом работали далеко не все. Но как говорится, не будем «заглядывать» наперед, тем более что до реального документооборота в рамках страны нам еще очень далеко, начнем с малого. Мы попытаемся кратко взглянуть, какое программное обеспечение есть для подачи отчетности и имеет «задатки» документооборота.
Какие преимущества электронной отчетности, перед традиционным бумажным методом подачи отчетов:
- Экономия времени. Через интернет можно сдавать отчетность не только в налоговую службу, но и в фонды страхования и статистику. Вам не нужно ездить в налоговую службу, чтобы сдать документы на бумажном носителе, все это можно делать, не отходя от своего компьютера;
- Выбор времени сдачи отчетности, наличие дополнительного времени. Если отчетность в бумажном виде можно подать только в рабочее время, то при подаче в электронном формате, можно подать в удобное для Вас время, хоть в 12 ночи;
- Наличие дополнительных возможностей в программе (подсказок, напоминаний, консультаций). Встроенный календарь бухгалтера вовремя подскажет сроки, в которые необходимо предоставить те или иные отчеты, напомнит об уплате налогов. Автоматическая проверка отчетности не позволит допустить лишних арифметических ошибок и сделает предварительную камеральную проверку, и т.д.;
- Постоянные обновления. Хорошее программное обеспечение или веб-ресурс постоянно обновляют свой функционал для работы с документами, а также добавляют новые бланки отчетности, следят за их актуальностью и отсутствием ошибок. Т.е. Вам уже не нужно выискивать новую версию отчета, за Вас это сделает техническая поддержка. У Вас всегда будут под рукой самые последние бланки отчетности и будут учтены все необходимые требования к заполнению всевозможных форм отчетов;
- Оперативный контроль состояния и качества сдачи отчетности. Электронная сдача отчетности позволяет оперативно получить информацию о том, что отчет принят или не принят и по какой причине, т.е. когда Вы допустили ошибку или подали отчет в неустановленные сроки и т.д. Это позволяет вовремя пересдать отчетность, исправить ошибки. Такая возможность практически незаменима для пользователей, которые только начинают самостоятельно сдавать отчетность;
- Доступная стоимость программы. Стоимость программ разная и варьируется от функционала, предоставления ресурсов и качества обновления, но в целом она доступна пользователям, у которых есть выбор цена-качество;
- Автоматическое формирование электронного архива. Каждое ПО формирует по-своему архив электронных копий отчетов, квитанций и других электронных документов. Это позволяет обеспечить сохранность электронной отчетности и документации, а также квитанций о ее сдаче;
- Формирование в программе прочей электронной документации. Некоторые программы обеспечивают возможность формирования электронной первичной документации в программе, что позволяет незаметно и постепенно переходить на полный электронный документооборот, а так же создает дополнительные удобства пользователю.
Какие недостатки программ для сдачи электронной отчетности:
- За сдачу отчетности через интернет нужно платить. Программы по сдаче отчетности через интернет в основном платные. Хотя некоторый ограниченный функционал все же доступен для бесплатной подачи отчетности. Но за интернет в любой случае придется платить;
- Существуют риски несвоевременной сдачи отчетности из-за возможных проблем, как в работе интернета, так и в самом ПО. Тут все просто – нет интернета – отчетность через интернет не подашь;
- Некоторые программы нужно обновлять самостоятельно. Обновление программ дело не столько затратное, сколько требует внимания. Следует помнить, что отчетность лучше не сдавать с помощью устаревшей программы, поскольку повышается риск ошибок или подачи отчета в устаревшей форме. Как правило, программа сама напомнит об обновлении и «сама» может произвести обновление, главное следовать ее подсказкам.
- Работа с разными ключами АЦСК. Существует ряд проблем в том, что разные программы предпочитают работать с ключами определенных АЦСК, и за частую, существует ряд ограничений в функциональности ПО при работе (наложении подписи на документ) с «непрофильными ключами».
- Хранение архива электронной документации. Каждый, кто использует электронную отчетность, должен хранить электронный архив. В случае проверки, иметь возможность предоставить необходимые документы, с квитанциями, в электронном, или в бумажном виде, проверяющим.
Как отдавать электронные документы на проверку налоговой службе?
Но что же делать в случае налоговой проверки? Как предоставлять налоговой службе сведенья с электронной программы? При выемке государственными органами могут изыматься оригиналы электронных документов. В этом случае документы предоставляются в следующем порядке:
- Электронные документы записываются на компакт-диск с возможностью однократной записи (носитель типа CD-R или DVD-R). В соответствии со статьей 7 Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» оригиналом электронного документа считается электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в том числе с электронной цифровой подписью.
- На другой носитель типа CD-R записывается надежное средство ЭЦП - программное обеспечение, предназначенное для подписания и проверки ЭЦП и имеет положительное экспертное заключение по результатам государственной экспертизы.
- Электронные носители передаются представителям государственных органов. После этого они могут проверить подписи в электронных документах с помощью надежного средства ЭЦП. Средство ЭЦП они могут установить из переданного носителя или получить у разработчика.
Если при выемке государственные органы должны получить только копии электронных документов, то документы предоставляются в следующем порядке:
- Электронные документы распечатываются на бумаге.
- Бумажные копии заверяются подписью руководителя предприятия и печатью в порядке, установленном для бумажных документов. В соответствии со статьей 7 Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» копией электронного документа на бумаге является визуальное представление его на бумаге, которое засвидетельствовано в порядке, установленном законодательством.
- Заверенные копии документов передаются представителям государственных органов.
Что необходимо для подачи отчетности в электронной форме?
Во-первых. Приобрести электронный сертификат.
Все достаточно просто, Вам необходимо получить или приобрести электронные сертификаты в любом из Аккредитованных Центров Сертификации Ключей (АЦСК):
- АЦСК ИДД Миндоходов - бесплатный центр сертификации;
- АЦСК Украина;
- АЦСК "MASTERKEY";
- АЦСК "ИВК";
- АЦСК "КЛЮЧОВІ СИСТЕМИ";
Войдя на сайт любого из сертификационных центров, Вы получите полную информацию о том, что необходимо, и как получить электронные сертификаты.
Необходимо получить сертификаты на подпись должностного лица, который подписывает и если есть печать, то и сертификат на печать.
Например. Если физическое лицо-предприниматель имеет печать, ему необходимо получить два сертификата, если же нет печати, тогда соответственно один. Этого будет достаточно для «подписания» отчетов или документов.
Во-вторых. Выбрать какое программное обеспечение использовать для подачи электронной отчетности.
Вам понадобится специальная программа, которая позволит Вам подписывать электронными сертификатами отчетность или другую документацию и отправлять в контролирующие органы.
Вам может показаться, что это весьма сложный процесс, но на самом деле все достаточно просто. Сами программы для сдачи отчетности очень напоминают программы электронной почты c той лишь разницей, что при отправке сдаваемой отчетности, необходимо подписать отчет с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП). Аналогичной той, которую многие из вас используют, работая в клиент-банке.
При выборе программы для подачи электронной отчетности следует обратить внимание на следующие данные о ней:
- С какими электронными сертификатами, какой из АЦСК может работать ПО – главная ошибка многих, сначала получаются/приобретаются сертификаты, а уж потом смотрят, а что ими возможно подписать и в какие контролирующие органы возможно подать отчеты, поэтому советуем начать с выбора ПО;
- В какие органы поддерживается предоставление отчетности;
- Удобство подключения и установки – обязательно перед выбором, скачайте и установите ПО или зарегистрируйтесь на Веб-портале оператора, и попробуйте поработать;
- Техническая поддержка, дружелюбность тех.операторов, своевременность обновления ПО (веб-ресурса) – просто позвоните и задайте вопросы которые Вас интересуют, почитайте отзывы на форумах;
- Ценовая политика, с учетом наличия дополнительных сервисов и целесообразности их приобретения;
- Удобство пользования, необходимый Вам функционал, оптимальность интерфейса;
- Узнайте, как ведется электронный архив, возможно ли его перенести на другой компьютер, или скачать с веб-портала – это один из самых важных пунктов, сможете ли Вы в дальнейшем им пользоваться или предоставить, например, в налоговую службу.
Какая программа для подачи отчетности лучше?
Отвечать на данный вопрос мы не будем, так как это будет наше субъективное мнение, мы просто предоставим наш обзор, а Вы уже выбирайте, что Вам подойдет.
Что же может предложить нам рынок данных программных продуктов?
В данной статье мы выделили несколько программ для сдачи отчетности в электронном виде:
- Бесплатное ПО – предоставлено Государственной фискальной службой Украины:
- «Электронный кабинет налогоплательщика»;
- «Единое окно предоставления электронной отчетности»;
- «OPZ» - клиентское программное обеспечение не представлено в обзоре, так как умеет только формировать отчетность для подачи в налоговую службу, но не имеет модуля шифрования и подачи отчетности. Это ПО достаточно широко используется бухгалтерами;
- Коммерческие, платные:
Из бесплатных программ мы представили в таблице только «Специализированное клиентское программное обеспечение для формирования и представления отчетности в «Единое окно предоставления электронной отчетности».
Из-за ограниченного функционала, и слабой технической поддержки - «Электронный кабинет налогоплательщика» мы не включали в таблицу «Сравнение ПО для сдачи электронной отчетности». Но остановимся кратко на сервисе:
«Электронный кабинет налогоплательщика» - это персональное автоматизированное рабочее место плательщика, работать в котором он может без использования специально установленного клиентского приложения.
Электронный кабинет защищен, персонализированным и безопасным электронным сервисом, который предоставляет бесконтактные способы взаимодействия налогоплательщиков и Министерства доходов и сборов с использованием современных информационно-коммуникационных технологий.
С помощью данного сервиса налогоплательщик имеет возможность:
- подготовить, заполнить и отправить налоговую отчетность в электронном виде;
- просматривать данные о состоянии расчетов с бюджетом (карточки лицевых счетов);
Войти в данный сервис может любой налогоплательщик, имея сертификаты АЦСК ИДД Миндоходов. Уникальность и ценность данного сервиса в том, что возможно быстро ознакомится с состоянием расчетов с бюджетом, а также просмотреть все сданные отчеты в налоговую. Очень жаль, что данный сервис остановился в развитии.
*На данный момент сервис находится в тестовой эксплуатации, поэтому может работать не корректно!
Остальные программные продукты являются коммерческими. Законодательство предоставляет выбор использовать любую программу на усмотрение пользователя.
Таблица* «Сравнение программного обеспечения для сдачи электронной отчетности»
Сравнение ПО изображено в стиле инфографики, для детального просмотра разверните описание, потом нажмите на картинку для ее увеличения
На сегодня мы видим достаточно неплохой арсенал программного обеспечения на любой вкус и необходимый функционал по подаче электронной отчетности.
Выбор остается за Вами!
Ознакомившись с вышеизложенным материалом, Вы видите, что плюсов электронной сдачи отчетности значительно больше чем минусов.
Программы достаточно разные по функционалу, каждый сможет найти необходимое для себя, будь то предприниматель либо профессиональный бухгалтер. Главное, необходимо определить какой функционал Вам будет достаточен, чтобы не переплачивать за не нужные функции.
Как начать работать с электронной отчётностью?
Итак, Вы определились с программой, приобрели, и установили ее, или зарегистрировались на веб-ресурсе, получили электронные сертификаты в одном из аккредитованных центров сертификации ключей. Возник закономерный вопрос: что дальше делать, как сдавать отчетность?
Для отправки первого электронного отчета в налоговую службу (Государственную фискальную службу Украины) необходимо выполнить следующие три шага:
- Заключить договор с налоговой службой о признании электронных документов (с вашей налоговой инспекцией). Такой договор готовится в электронном формате, подписывается электронными ключами и направляется в налоговую службу. Обязательно дождаться квитанций о подписании договора.
- Составить необходимый отчет, наложить на него необходимые электронные подписи и направить в налоговую службу. Дождаться квитанции о сдаче отчетности.
Все, отчет сдан! Просто и быстро.
Как начать обмениваться электронными документами?
На сегодняшний день не во всех программах возможен электронный документооборот с контрагентами, а только в некоторых. Если Вы выбрали программу которая поддерживает эту функцию, то Вашему вниманию представляем несколько шагов, которые помогут Вам начать обмениваться электронными документами с контрагентами:
- Убедитесь в наличии у Вас возможности обмена электронными документами (такая возможность есть в MedocIS, 1СЗвит и iFin EDI)
- Выясните, есть ли у Вашего контрагента возможность обмена электронными документами.
- Отправьте своим контрагентам письмо-приглашение обмениваться всеми первичными документами в электронном виде*
*Также рекомендуем добавить в договор со своим контрагентом пункт о новой схеме обмена первичными документами. Наиболее распространенный вариант: Стороны соглашаются использовать при осуществлении своей деятельности электронные документы и предназначенный для этого электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП). Стороны признают любые документы, составленные и предоставленные любой Стороной другой в электронном виде с применением ЭЦП средствами телекоммуникационной связи или на электронных носителях, как оригиналы, имеющие юридическую силу. Стороны признают, что ЭЦП по правовому статусу приравнивается к собственноручной подписи (печати) Поставщика и Покупателя в случае, если:
- личный ключ подписанта соответствует открытому ключу, указанному в сертификате;
- ЭЦП подтверждена с использованием усиленного сертификата ключа с помощью надежных средств цифровой подписи.
Выводы:
Выбирая для себя программное обеспечение по электронной отчетности, помните, что лучшим будет считаться то, которое максимально снижает возможность ошибки при составлении отчетов, гарантирует конфиденциальность данных и легко интегрируется с действующими у Вас на предприятии системами бухгалтерского учета, имеет понятный интерфейс, не требующий существенных усилий по его освоению. Базовый функционал всех перечисленных программ практически не отличается друг от друга. Все они формируют Вашу налоговую отчетность согласно актуальным требованиям налоговой службы, накладывают цифровую подпись и позволяют отправлять ее по интернету.
Существенно, программное обеспечение отличается такими критериями:
- Количество поддерживаемых отчетов, которые возможно сдавать в различные госорганы;
- Возможность подавать отчеты в контролирующие органы:
- предпринимателям;
- коммерческим и неприбыльным организациям;
- Гос.организациям;
- Поддержка работы с разными ключами разных АЦСК;
- Поддержка документооборота;
- Возможность импортировать/перенести данные с другого ПО;
- Дополнительный функционал (начисление зарплаты, ведение склада, автоматическое заполнение деклараций на основании первичных документов, календарь бухгалтера, напоминание об уплате налогов и.т.д;
На сегодня, явным лидером по таким критериям как: количество и многообразие поддерживаемых отчетов которые можно отправить в контролирующие органы, поддержка функционала документооборота, возможность подавать отчеты ФЛП, коммерческим и неприбыльным организациям, Гос.организациям, является MedocIS.
На сегодня, MedocIS и 1СЗвит, являются единственными программами, которые поддерживают функции документооборота. Позволяют отправлять к контрагенту подписанные первичные документы и НН, а также позволяют получать от контрагентов документы, квитанции и расшифровывать их. Т.е. позволяют обмениваться электронной документацией.
В связи с этим, рекомендуем бухгалтерам, которые работают с налоговыми накладными, задуматься над покупкой одной из этих программ, это позволит Вам обмениваться электронными НН. Хотя конечно, до нового года еще далеко, и разработчики остального ПО могут успеть внедрить в свои программы функции полноценного документооборота.
Существенные недостатки, на которые хотелось бы обратить Ваше внимание:
- Существует серьезный недостаток в реализации документооборота в MedocIS и 1СЗвит. Обмен электронными документами, возможен, только при условии, что у контрагента установлено то же ПО, что и у Вас. Т.е. Medoc, или 1СЗвит, и сертификаты ЭЦП того же АЦСК, что и у Вас (на данный момент обмен возможен только для сертификатов АЦСК Украина).
- Одной из главных проблем функций документооборота – это совместимость разного программного обеспечения по электронным цифровым ключам и возможность открывать(расшифровывать) документы из разных существующих программ отчетности, т.е. возможность открывать документы от своих контрагентов;
- Каждая программа создает «свой» электронный архив документов(отчетов), который никак не совместим с архивами других программ или веб-ресурсов. По этому, существует проблема переноса данных с одной программы в другую. Т.е. если бухгалтер «захотел» по каким либо объективным или субъективным причинам перейти на другое программное обеспечение для сдачи отчетности, возникает вопрос преемственности и дальнейшего хранения документов. На данный момент возникает ситуация, что необходимо хранить архивы в разных программах. Например. Если Вы работали в «АртЗвит Плюс», и у Вас накопился архив сданных отчетов и квитанций, а теперь Вы хотите перейти на MEDocIS, Вам придётся создать новый архив документов, а старый хранить, но доступ к нему будет ограничен политикой лицензирования программы.
Мы провели достаточно упрощенный обзор продуктов, предназначенный лишь для ознакомления с основным функционалом программного обеспечения для электронной отчетности. Многие технические нюансы программ в нашей статье не затронуты, так как, это не технический обзор продуктов.
Надеемся, что предоставленный обзор был полезен для Вас.
Если у Вас возникли трудности со сдачей отчетов через электронную программу, Вы всегда можете обратиться за помощью к специалистам нашей компании. Мы поможем Вам сформировать и сдать отчет в любое время и в самые кратчайшие сроки.
Выражаем свою благодарность:
Автору статьи Ирине Савко.
Евгению Колпакову за помощь в тестировании программного обеспечения и составлении таблицы сравнения ПО.
Читайте также статьи на похожую тему:
- Как сдать годовую отчетность предпринимателю на едином налоге 1 и 2-й группы
- Как уменьшить налог при сдаче годовой отчетности предпринимателя на общей системе налогообложения?
- ЕСВ предпринимателя. Форма № Д5
- Календарь плательщика единого налога на 2015 год
- Отчетность предпринимателя по единому налогу
- Годовая и квартальная отчетность предпринимателей или отчетность сдается независимо от наличия деятельности
- Электронная отчетность. Помощь предпринимателю
- Сдача нулевой отчетности
