Як оформити дистанційного працівника під час карантину в Україні 2020!
Як оформити дистанційного працівника під час карантину?
Дистанційна робота, яка називається за часів Рад надомною працею, сьогодні - не примха, а необхідність. В умовах пандемії величезна кількість підприємств змушені дотримуватися карантинних заходів. Щоб вижити, бізнес не тільки в Україні, але і у всьому світі трансформувався: співробітників перевели на віддалену роботу, а хмарне ПО дозволило вести бухгалтерський облік, організовувати логістику і постачання без прив'язки до локального комп'ютера. Все це має свої переваги. Так роботодавці економлять на організації робочих місць, витрати по комунальних платежах різко скоротилися, можна не витрачати бюджет компанії на оренду приміщення. У свою чергу, працівники заощаджують на проїзді в громадському транспорті або бензині для особистого авто, можуть організовувати свій робочий графік так, як їм зручно, працювати в домашніх умовах з комфортом, в капцях та халаті.
Однак у цих змін є і зворотна сторона медалі, і вона стосується законодавчої бази. Більшість роботодавців зіткнулися із завданням, як оформити дистанційного працівника під час карантину в Україні в рамках правового поля. У цій статті ми розглянемо нюанси трудових відносин в нових реаліях, поговоримо про важливість кадрового аудиту , а також про те, що являє трудовий договір з дистанційним працівником і де взяти шаблони документів.
Карантин вносить корективи в трудові відносини
Сучасне трудове законодавство не пояснює, що таке «удаленка». Найбільш наближене поняття до суті віддаленої роботи і наявне в Трудовому кодексі України - це «робота вдома». Вона регулюється КЗоТом, а також Положенням про умови праці надомників. Надомники - це особи, які уклали трудовий договір, який передбачає виконання роботи на дому. При цьому матеріали, механізми та інструменти, необхідні для трудової діяльності, надаються роботодавцем. Такий персонал офіційно є штатним, тому він має такі ж права і обов'язки, що й інші співробітники: право на відпустку, лікарняний і т.д.
Але як трактується трудовий договір для роботи віддалено в разі, коли співробітників вимушено відправили працювати поза стінах підприємства або офісу? Так в ч. 3 ст. 32 КЗпП написано, що роботодавець зобов'язаний попередити працівника про зміни в організації праці не менше ніж за 2 місяці. Але надзвичайні ситуації, наприклад, та ж загроза поширення Коронавірусние захворювання, обмежують роботодавців: у них просто немає запасу часу для оповіщення співробітників про нові порядки. При таких обставинах сам працівник може піти назустріч керівництву і добровільно написати заяву про зміну двомісячного терміну. Так питання, як оформити дистанційного працівника під час карантину в Україні , значно спрощується.
Але є кілька нюансів, які слід враховувати роботодавцям:
-
не всіх співробітників можна перевести на віддалену роботу;
-
забороняється доручати зобов'язання працівникам на дому, які можуть створити незручності сусідам.
Спеціальне навчання підприємців допоможе розібратися, як оформити дистанційного працівника під час карантину в Україні з урахуванням чинного законодавства, згідно з Конституцією.
Трудовий договір з дистанційним працівником: оформляємо правильно
Неправильне оформлення працівників на час карантину при подальших перевірках може привести до штрафів. Щоб правильно оформити трудовий договір з дистанційним працівником , необхідно пройти кілька етапів:
-
Етап 1. Подання заяви про прийом на роботу на ім'я директора підприємства. У ньому необхідно вказати, що трудова діяльність буде здійснюватися поза підприємством/офісу, а за місцем проживання співробітника. Якщо віддалена робота носить тимчасовий характер, необхідно вказати термін такого роду діяльності.
-
Етап 2. Висновок трудового договору, видання наказу. У трудовому договорі необхідно в докладної формі викласти основні і додаткові права і зобов'язання сторін. Якщо договір - терміновий, вказується період його дії. Після чого видається наказ, що вимагає підпису працівника.
-
Етап 3. Повідомлення ДПС. Податкові органи необхідно в обов'язковому порядку повідомити про всіх прийнятих працівників, в т.ч. і про віддалені.
-
Етап 4. Оформлення кадрової документації. У неї входять запис в трудову книжку про прийом на роботу, а також заповнення особової картки працівника.
Знаючи, як оформити дистанційного працівника під час карантину в Україні , можна перейти до питання про те, як укласти трудовий договір з такою особою.
Як укласти трудовий договір з дистанційним працівником?
Нинішні умови, коли рух громадського транспорту буде обмежено й існує високий ризик зараження інфекцією, питання про укладення трудового договору може бути узгоджений зручним і для роботодавця, і для співробітника способом. Наприклад, працівник може особисто і не з'явитися на підприємстві, а надіслати свою заяву у вигляді фото. А після скасування надзвичайної ситуації оформити всю необхідну документацію на папері.
Які ще документи необхідно оформити, щоб працівник на період карантину міг дистанційно працювати вдома, і у інспекторів в майбутньому не виникло питань?
При оформленні віддаленого працівника підприємці допускають основні помилки , які стосуються відсутності тих чи інших додаткових документів. Так, крім заяви про прийом на роботу, необхідні:
-
документ, що засвідчує особу;
-
довідка ДПС про присвоєння ІІН;
-
трудова книжка;
-
медична довідка.
При необхідності: документ про освіту, військовий квиток.
Де взяти шаблони документів?
В Інтернеті, на спеціалізованих сайтах, завжди є зразок договору для дистанційного працівника або запросити його у вашого роботодавця, який надішле його по електронній пошті. Нижче ми наведемо як приклад зразок, щоб і роботодавці, і працівники мали уявлення про те, як оформити дистанційного працівника під час карантину в Україні законно.
