Заповнення розрахункових документів при готівкових розрахунках

До нас звернувся бухгалтер Надія з питанням, який багатьох цікавить. Тому ми вирішили написати про це статтю. Питання полягає в наступному:

«Я працюю бухгалтером у фітнес клубі. Наші клієнти оплачують наші послуги готівкою, на що ми оформляємо прибуткові касові ордери (ПКО). Бувають випадки, коли клієнти відмовляються вказувати свої прізвище, ім'я та по батькові.

Питання: Чи дозволено законодавством, в графі «Прийнято від» в ПКО вказувати «Кінцевий споживач» без вказівки ф.і.о. платника?»

Питання заповнення розрахункових документів цікавить не тільки бухгалтерів підприємств, але й підприємців. Про що і піде мова в даній статті.

Просте запитання, але однозначну відповідь знайти важко. Поради щодо заповнення ПКО спірні і поверхневі. Керуватися слід, перш за все, Положенням про ведення касових операцій у національній валюті України, затвердженим Постановою Правління НБУ № 637 від 15.12.2004 р. (далі Положення № 637). Але про все по порядку.

З одного боку, в касовому ордері присутні обов'язкові реквізити, які потрібно заповнити в обов'язковому порядку (сума, дата і т.д.). З іншого боку, згідно з абз. 5 п. 3.10 Положення № 637, дозволяється залишити без заповнення поле «Прийнято від». Правда, тільки в тому випадку, коли ПКО виписується на загальну суму, наприклад при отриманні грошей в банку на виплату зарплати і оприбуткуванні їх у касі. Так як ця норма не стосується розглянутого випадку, то залишати порожнім поле «Прийнято від» ми не радимо. При податковій перевірці, відсутність зазначеного реквізиту в ПКО, можуть кваліфікувати як порушення порядку здійснення готівкових розрахунків за послуги. Сума штрафу за таке порушення згідно ст. 163¹⁵ і ст. 234² Кодексу про адміністративні правопорушення України може становити 100 - 200 НМДГ (це від 1700 грн. до 3400 грн.).

У розглянутому випадку, якщо в графу «Прийнято від» в ПКО, вносити запис «Кінцевий споживач», то клієнт не отримує на руки розрахунковий документ, оскільки факт отримання грошей саме від того чи іншого клієнта не підтверджується (не підтверджується його ідентифікація за ф.і.о.). Таке оформлення документації тягне за собою порушення п. 1 ст. 9 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.95 р. № 265/95-ВР (далі ЗУ про РРО). Згідно п. 1 ст. 9 Закону України про РРО № 265/95-ВР від 06.07.95 р.: право працювати без реєстратора розрахункових операцій (далі РРО) надано тим суб'єктам господарювання, які надають послуги та видають квитанції до ПКО. Такі дії співробітниками податкової служби можуть бути кваліфіковані як невидача розрахункового документа, що зобов'язує суб'єкт господарювання встановити РРО. Наслідки такої кваліфікації найрізноманітніші: від вимоги встановити РРО, до - нарахування штрафу в п'ятикратному розмірі від суми виручки, отриманої без застосування РРО. У абз. 2 п. 11 ст. 8 Закону України «Про захист прав споживачів» від 12.05.91 р. № 1023-XII також зазначений обов'язок видачі розрахункових документів клієнту.

Що стосується підприємців: то вони нарівні з підприємствами зобов'язані зареєструвати РРО та видавати касовий чек. Підприємці на єдиному податку звільнені від обов'язкової постановки на облік РРО та зобов'язані видавати кожен раз при отриманні готівки, розрахунковий документ із заповненими обов'язковими реквізитами. Докладніше про це читайте у статті ... "Чи обов'язково встановлювати РРО підприємцю на єдиному податку".

Право визначати форму і зміст розрахункових документів надано Державній податковій службі України (ст. 8 Закону про РРО). Докладніше про це читайте у статті ... "Які реквізити мають бути зазначені на вашому товарному чеку?". Так, співробітники податкової служби в 2000 р. затвердили наказом ДПАУ від 01.12.2000 р. № 614 Положення «Про затвердження нормативно-правових актів до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» (далі положення № 614). п. 2.1. Положення № 614 закріплено, що відсутність хоча б одного з обов'язкових реквізитів, неправильне оформлення, тягне невизнання розрахункового документа і констатується як порушення вимог ЗУ про РРО. Це стосується касових, товарних чеків, розрахункових квитанцій, проїзних та інших документів, об'єднаних Законом про РРО терміном "розрахунковий документ".

Які наслідки такого порушення у підприємців?

Порушення форми або змісту розрахункового документа податкові органи розцінюють як відсутність розрахункового документа з відповідними штрафними санкціями, згідно п. 1 ст. 17 Закону про РРО:

• За порушення, вчинене вперше протягом календарного року, передбачено штраф у розмірі 1 грн.;
• За повторне порушення - штраф у розмірі 100% вартості проданих товарів з порушенням ЗУ про РРО;
• За кожне повторне порушення - штраф у п'ятикратному розмірі вартості реалізованих товарів і послуг з порушенням законодавства.

Більш докладно про штрафи для підприємців читайте в статтях:

• Загальна система: відповідальність, ризики, штрафи
• Спрощена система: відповідальність, ризики, штрафи

Резюмуючи сказане, компанія «Аудит. Бухгалтерія. Аутсорсинг» не радить в графі «Прийнято від» в ПКО, вказувати «Кінцевий споживач», т. я. це може привести до штрафних санкцій. Краще переконати клієнта вказати свої реквізити, і тим самим уникнути штрафів. Це стосується не тільки заповнення прибуткових касових ордерів, а й усіх розрахункових документів, в т.ч. розрахункової документації підприємців.

Якщо у вас виникли питання, звертайтесь, компанія «Аудит. Бухгалтерія. Аутсорсинг» завжди готова надати консультації, допомогти вирішити виниклі питання.