Електронна книга обліку. Чи потрібна вона підприємцю?
З 1 січня 2014 року підприємці отримали можливість ведення книги обліку доходів і витрат на загальній системі оподаткування і книги доходів на єдиній системі оподаткування, в електронному вигляді. На перший погляд це дуже зручно, ніякого паперу, не треба кожного разу йти і реєструвати книгу в податкову, а можна робити все в режимі онлайн. Але перед тим як зробити свій вибір на користь електронних нововведень, задумайтеся, чи так хороша ця затія як здається.
Як же почати працювати з електронною книгою обліку?
Для того щоб почати вести книгу в електронному вигляді, потрібно дотримуватися даного порядку дій:
- Отримати посилені сертифікати відкритих ключів сформованих акредитованими центрами сертифікації ключів (конкретний центр сертифікації не вказується, тому можна припустити, що колись у майбутньому, книгу можна буде вести за допомогою будь-яких ключів, не тільки від ДПС).
- Укласти договір про визнання електронних документів з податковою службою ( укладається через будь-яку програму, в тому числі ДПС Захист звітності).
- Сформувати заяву на отримання книги в електронному вигляді, і відправити його в податкову службу, попередньо підписавши ЕЦП. Варто сказати, що Наказом № 481 форма заяви не затверджена. Не затверджена вона також і іншими нормативно правовими актами. У паперовому варіанті заяву на отримання книги завжди писалася в довільній формі. Яким чином це буде реалізовано в електронному вигляді, поки не зрозуміло. Час покаже.
- Податкова служба повинна протягом трьох робочих днів зареєструвати книгу доходів і витрат і відправити підприємцю повідомлення про реєстрацію.
- По отриманню повідомлення підприємець починає вести книгу в електронній формі і повною мірою відчувати на собі вплив новітніх технологій. І це ж просто та зручно! Подумаєте Ви.
Як виправляти помилки в електронній книзі?
Якщо в паперовій книзі Ви могли внести якісь виправлення, підкоригувати помилки, втратити зрештою, то в книзі електронного виду, зробити цього Ви не зможете ніяк. Так як в частині 4 пункту 4 Наказу 481» Про погодження форми Книги учета доходів и витрат, якові ведуть ФІЗИЧНІ особини - підпріємці, крім ОСІБ, что звертаючись спрощений систему оподаткування, и ФІЗИЧНІ особини, Які провадяться незалежну професійну діяльність, та Порядку ее ведення» сказанно:
"В книзі в електронному вигляді допускаються виправлення помилок або коригування шляхом доповнення рядка, в якому відображається негативне або позитивне значення."
Згідно з цим, всі виправлення і помилки залишаються і відображаються в книзі.
Коли вносити записи до книги?
В пункте 5 Приказа № 481 указано, что записи в Книге нужно вносить по итогам рабочего дня, в течении которого получен доход. Согласно законодательству, в книгу бумажного вида, записи нужно вносить также, если предприниматель получает доход каждый день, то книгу тоже нужно заполнять каждый день.
На самом деле мало кто из предпринимателей следует данным указаниям. В большинстве случаев записи в книгу вносятся рас в месяц, а то и рас в год. В электронной книге такое не пройдет, программа сразу фиксирует такие нарушения и это не останется без внимания налоговой. Раз Вы получили доход - его нужно записать в книгу!
Чи може податкова інформація з електронної книги стати причиною позапланової перевірки?
Документальна позапланова перевірка здійснюється за наявності певних обставин, зокрема, якщо за наслідками отримання податкової інформації, виявлено факти, що свідчать про можливі порушення платником податків податкового законодавства.
Термін "податкова інформація" означає будь-які відомості, які можуть бути збережені на матеріальних носіях або відображені в електронному вигляді. Так як податкова служба бачить показники електронної книги обліку майже в реальному режимі, то дана інформація вважається "податковою інформацією", яка однозначно може призвести до позапланової документальної перевірки.
Мінуси та плюси електронної книги обліку
| Плюси | Мінуси | ||
 |
Не потрібно мати бумажний варіант |  |
Електронну книгу не можна випадково втратити |
|
Заява на отримання книги направляється в електронному вигляді, тому ходити в податкову не потрібно | |
Показники книги бачить податкова служба майже в режимі реального часу |
|
Електронну книгу обліку доходів та витрат можна вести нескінченно, тобто вона не ніколи не закінчиться і не потрібно реєструвати нову | |
В електронній книзі все одно видно всі помилки та їх виправлення |
|
Записи в книгу дійсно варто робити кожен день, коли отримано дохід | ||
Як бачите, переваг приблизно стільки ж, скільки і недоліків. Але тільки Вам вирішувати, піти в податкову і зареєструвати паперову книгу обліку доходів і витрат підприємця, або ж вести її онлайн і нарватися на позапланову перевірку.
